5. Kadıköy Kooperatifi nasıl çalışır?

1. Kuruluş Süreci

Kooperatif tüzel ve gerçek kişiler arasından en az 7 ortak tarafından kurulur. Farklı yapılarda pek çok kooperatif çeşidi bulunmaktadır. Gümrük ve Ticaret Bakanlığı sitesinde yer alan kooperatiflerden kurulması planlanan kooperatife uygun olarak ana sözleşme örnekleri bulunmaktadır. Bakanlık başkentte olduğundan illerde kooperatif için Sanayi ve Ticaret İl Müdürlüğüne başvurarak kuruluş için gerekli evraklar listesi edinilebilir. Ana sözleşmede değişiklik yapılabilir lakin bunun için bakanlık onayı alınması gerekiyor. Ticari ünvanla ilgili kayıtlara bakılıp aynı isimden kooperatif olup olmadığı kontrol edilip isim ona göre belirleniyor.

2. Kuruluş Sürecinde Gerekli Evraklar

Kooperatif kuruluşu sırasında mersis (merkezi sicil kayıt sistemi) üzerinden T.C. kimlik no ile e-devlete giriş yapılıyor, ardından kurucu üyelerin TC kimlik noları girilerek merkezi bilgi sisteminden kişilerin adres ve iletişim bilgileri sisteme kaydediliyor. Sonrasında kurulacak kooperatif türü seçilerek bakanlığın ana sözleşmesi otomatik olarak indiriliyor, nace kodu (kooperatifin iş alanı tanımı) belirleniyor ve kuruluş kayıt işlemleri başlatılmış oluyor. Daha sonra kurucu en az yedi (gerçek veya tüzel) kişi notere giderek anasözleşmeyi imzalıyor ve notere tasdik ettiriyorlar. Önceden İl müdürlüğüne gidip istenen evrakları hazırlamak il müdürlüğünün istediği birkaç formunda onaylanan evrakların arasında yer almasını sağlıyor. 7 Kurucu üyeden başvuru dilekçesi, adli sicil kaydı ve 1 fotoğraf alınıyor. 3 üye YK, 2 üye DK ve 2 üye de ortak olacak şekilde kooperatif iş bölümü yapılıyor. İş bölümüne uygun olarak YK ve DK üyeleri ana sözleşmede yer alan şartları yerine getirdiğine dair birer beyan dilekçesi dolduruyor (YK ve DK üyeleri akraba olamaz, terör suçlusu olamaz gibi hükümler bulunuyor). Seçilen bir bankaya gidilerek kooperatif açılacağı belirtiliyor ve noter tasdikli ana sözleşme gösterilerek YK üyelerinin imzalarıyla hesap açılıyor, her bir üye adına en az 1 pay (100 tl) olmak üzere ortaklık payı belirleniyor ve ortak adına en az 1⁄4 i olmak üzere ortaklık payı bankaya yatırılıyor. Banka bu parayı kuruluş işlemleri tamamlanıncaya dek bloke ediyor. O yüzden ihtiyaca göre kuruluş sermayesini min. yatırmak gerekebilir. Her bir kurucu üye adına ayrı banka dekontu ve banka teminat belgesi alınıyor.

3. Kuruluş izni ve Tescil İşlemleri

Noterce onaylanan ve kurucu üyelerin imzaladığı ana sözleşme (2 asıl+4 fotokopi), banka dekontları, banka teminat yazısı, kurucu üyelerden alınan tüm evraklar il müdürlüğüne teslim ediliyor, 2 gün içinde kuruluş izni alınmış oluyor. Daha sonra Ticaret Sicil Müdürlüğüne gidiliyor, İl müdürlüğünden alınan ana sözleşme, tescil başvuru dilekçesi, (dilekçe için bir mali müşavir veya avukat bilgisi isteniyor, bu durumda bir müşavirler çalışmayı uygun bulduk biz, üye sayısı 100 den az olan kooperatiflerde ayrıca bir avukat istenmiyor) bakanlık izin yazısı, YK imza beyannameleri, fotoğraflı oda kayıt belgesi, kuruluş bildirim formu ile birlikte kooperatif tescil işlemleri yapılıyor. Sonrasında defterler tasdik ediliyor ve kuruluş işlemleri tamamlanmış oluyor. Kuruluştan sonra 6 ay içinde kuruluş genel kurulu yapılması ve atamayla değil seçimle YK'nın seçilmesi gerekiyor.

4. Kooperatife Yeni Ortak Alımı

Kooperatife yeni girecek ortakların, başvuru dilekçesi doldurması, 1 ad nüfus cüzdan fotokopisi getirmesi, ikametgâh belgesi getirmesi ve ayrıca kooperatifin resmi banka hesabına ortaklık payını yatırması gerekiyor. Ortaklığa kabul YK kararı ile gerçekleşiyor. Daha sonra ilgili kişi ortaklık defterine kaydedilerek ortak olmuş oluyor. Kooperatif ortağı ortaklıktan çıkmak isterse yıl sonundan en az 1 ay önce yazılı olarak ortaklıktan çıkış başvurusu yapar. Ortaklardan şimdilik katkı payı (200 tl) dışında bir ödeme almıyoruz. Biraz elimizde nakip paramız olsun diye 2016 Nisan ayından aralık ayına kadar aidat topladık kendi aramızda bunu da kooperatife borç kaydedip ortaklara ödeme yapacağız. Kâr amacı gütmediğimiz için ortaklara kar payı dağıtmayacağız diye karar aldık Genel Kurulda.

1. Kooperatif Ortağı

Kadıköy Kooperatifi, resmi bir tüketim kooperatifi olarak "ortaklık" sistemine göre çalışır. Ortaklar, kooperatifin amaçlarını benimsemiş, tanımlı resmi görev ve sorumlulukları kabul etmiş katılımcılardır. Resmi bütün organlarda ve kooperatif birimlerinde görev alabilir, bütçeyi inceleyebilirler.

Kooperatif ortakları, ortaklık payı ödemekle yükümlüdür. Kooperatifin kolektif sermayesi ortaklık payı üzerinden oluşmaktadır. Bu sermaye, kooperatifin kendisini sürdürebilmesi amacıyla kullanılır. Gerekli olduğu durumlarda kooperatif sermayesinden ayrılan bir kısım eğitim çalışmaları ve toplumsal dayanışma amacıyla kullanılabilir.

Kadıköy Kooperatifi, ortağı olsun veya olmasın, bütün üreticilerle eşit mesafede ilişki kurar.

2. Kooperatif Gönüllüsü

Herhangi bir sebeple kooperatif ortağı olmayan, ancak kooperatif çalışmalarına aktif bir şekilde katılan kişilerdir. Kooperatif gönüllüleri, kooperatifin resmi işleri ve organları haricinde, kooperatifin bütün çalışmalarına katılır, kooperatif birimlerinde yer alırlar. Kooperatif gönüllüleri de kooperatif ortakları ile aynı süreç çerçevesinde kooperatif çalışmalarına katılır. Kooperatif gönüllülerinin yasal hak ve sorumlulukları bulunmamaktadır.

3. Kooperatif Dostu

Kooperatif çalışmalarını çeşitli dayanışma biçimleri ile destekleyen kişilerdir. Bilgi ve becerilerini kooperatif ile paylaşırlar, dönemsel olarak veya uzun vaadeli olmak üzere karşılıklı belirlenen biçimlerde kooperatif çalışmalarına katılırlar. Atölye ve etkinliklere katılma, kooperatiften alışveriş yapma, kooperatifi anlatma gibi faaliyetler içerisinde bulunan kişilerdir. Haftalık toplantılara katılmaları beklenmez.

Dükkânın İşleyişi

Dükkân gönüllü nöbetçiler tarafından açık tutuluyor. Nöbetlerimiz haftaiçi her gün akşam 19:00-21:00 ve haftasonu 10:00-18:00 arası 2 şer saatlik rotasyonla tutuluyor. Gönüllü nöbetçiler olarak nöbetleri paylaşmada Doodle kullanıyoruz. Boş nöbetler olduğunda koordinasyon birimi iletişim kanallarından uyarıda bulunuyor. Aslında her bir nöbet dilimi için 1-2 kişi ortaklaşa sorumlu oluyor.

Kooperatif hem üyelerine hem de üye olmayanlara satış yapıyor. Henüz yazar kasa alamadık, aldığımızda perakende satış için yazar kasayı, ortaklara satış için fatura kesme yöntemini kullanacağız. Muhasebeci bunları arı şekilde işliyor çünkü ortaklar risturn istinasından faydalanıyor. Kısaca ödeyecekleri gelir vergisinin %50 si kendilerine iade ediliyor.

Kooperatifin de herhangi bir şirket gibi vergi numarası, ticaret sicil kaydı, tutması gereken resmi defterleri ve düzenli ödemesi gereken vergileri var.

Dükkânda her üreticinin bir sorumlusu var. Ürünler bittikçe mali birim veya dükkân nöbetçisi uyarıyor üretici sorumlusu yeni sipariş veriyor. Yeni sipariş verilirken mali birim bir önceki ay ne kadar satış yapılmış gibi bilgileri mutfak grubuyla paylaşıyor. Sipariş edilecek ürün yeni bir ürün ise emniyette kalmak için az miktarda getiriliyor, satış durumuna göre sipariş artırılıp azaltılabiliyor. Bazı ürünler yumurta gibi haftalık sipariş edilirken bazı ürünler sabun gibi 2 aylık sipariş ediliyor. Üründen ürüne sipariş periyodu değişebiliyor.

Tüm ödemeleri mali birim takip ediyor ve eldeki nakit durumuna göre sipariş süresine göre belirliyor, öncelik sırasını. Yine de yeni ürün alınan bir üretici ürün gelir gelmez ücretini isteyebiliyor, duruma göre değerlendiriliyor. Genellikle yeni sipariş geldiğinde bir önceki siparişin faturasını ödeyecek şekilde ayarlanıyor ödemeler.

Ürünün birim maliyetleri üzerine kooperatif katkı payı konularak ürün satış fiyatını oluşturuyoruz. Konulan bu miktar dükkân giderleri, vergiler, müşavirlik hizmetleri gibi genel giderler hesaplanarak bulunuyor. Şu anki ölçekte bu oran %15 çıktı, bunun üzerine de toplumsal dayanışma+amortisman+kooperatif eğitim masrafları için %3 gibi ufak bir oran belirlenerek ürün ortak satış fiyatını hesaplıyoruz. Biz genelde her ürüne aynı oranda katkı payı koyduk, sadece gider pusulası ve müstahsil makbuzu kestiğimiz üreticiler için ilave KDV vergisi harcını (%5) ürüne ilave ediyoruz. İki ayrı satış fiyatımız olacak yazar kasa ile birlikte.

Dükkânda yapılan satışlar ilgili nöbetçi tarafından kasa defterine işleniyor. Günün sonunda kasa defterinin fotoğrafı çekilerek mutfak grubuyla paylaşılıyor. Mutfak grubu gelen bilgileri excel de kendimizin oluşturduğu bir listeye işleyerek kayıt altına alıyor. Stok bilgisi, ödemeler bilgisi, faturalar bilgisi vs. burada mali birim sorumluluğunda hesaplanıyor. Ay sonunda ortaklara yapılan satışlar için fatura kesiliyor, vergiye tabi olmayan üreticiler için banka ödemesine göre gider pusulası ve müstahsil makbuzları kesiliyor. Mali müşavire faturalar ve fişler gönderiliyor, çıkan beyannameye göre vergilerin ödemesi yapılıyor.

Ürün siparişi verilirken bir sipariş formumuz var onu dolduruyoruz. Orada ne zaman sipariş edildiği, ürünün ne zaman geleceği, kaç adet sipariş edildiği, fatura kesilip kesilmeyeceği, nasıl dükkâna geleceği gibi sorular var onlar dolduruluyor. Yeni bir üretici ise banka hesap bilgileri ve T.C. kimlik numaraları alınıyor. Mali birim bu bilgileri kasa defterine işliyor. Daha sonra siparişin teslim aşamasına geçiliyor, burada gelen kargo açılıyor, sayılıyor, eksik ürün var mı, sipariş dışı bir ürün var mı, bozuk hasarlı ürün var mı gibi konular tespit ediliyor, ürün faturasının ve kargo fişinin fotoğrafı çekilip mutfak grubuna atılıyor. Siparişi teslim alan kişi sipariş formuna bu bilgileri işliyor. Mali birim tüm bu bilgiler ışığında ürünün birim maliyetini hesaplıyor, hasarlı, bozuk ürün varsa onları stoktan düşerek listesini güncelliyor. Siparişle gelen fatura ve fişleri dükkânda bir kutumuz orada muhafaza ediyor, zamanı geldiğinde mali müşavire fotokopilerini kendimize alarak teslim ediyoruz.

Her ayın sonunda mali birim bir bilgilendirme yapıyor, aylık ne kadar ürün satıldığı, toplam üreticiye ne kadar ödeme yapıldığı, dükkân masraflarının ne kadar olduğu ne kadar borcumuz ve kasamızda ne kadar nakit paramız olduğu konusunda. Ayrıca 3 aylık periyotlarla satış ve ödemeler raporlarını mutfak grubuyla paylaşıyor.

Her hafta pazar günü akşamı stok sayılıp listeler güncelleniyor. Yeni ürün geldiğinde güncel fiyat listesi yayınlanıp, etiketler kontrol ediliyor, hatalı etiketler var ise düzeltiliyor.

Dükkân nöbetçisi, yeni gelen ve etiketsiz ürün varsa onlara etiketleme yapıyor, rafların temizliğine dikkat ediyor, ihtiyaç görürse dükkânda temizlik yapıyor, buz dolabındaki ürünleri arka tarafı soğuk olduğundan öne alıp yerlerini değiştiriyor, kağıt torbalar üzerine sticker yapıştırıyor, eksik ürün varsa ya da azalmışsa mutfak grubunu bilgilendiriyor.

Gıda Ürün-Üretici İletişim Birimi

Kooperatifte her ürün/üretici için bir ürün/üretici sorumlusu bulunmaktadır. Ürün/üretici sorumluları, sorumlu oldukları ürünlerin takibini yapar, yeni ürün siparişlerini verir, üreticiler ile ilişkileri pekiştirir.

Kooperatif ilkelerinde ifade edilen modele uygun olan üreticilerle iletişim kurulur. Ürünler, yapılan tartışmalar sonucunda çeşit ve miktar olarak belirlenir ve sorumlu kişi üretici ile temasa geçer. Ürünün hazırlanması, kargoya verilmesi ve kargodan alınması gibi süreçler takip edilir. Mali birimin fiyat hesabı yapması sonrasında ürünler dükkânda satılmaya başlanır.

Kooperatif dükkânı gönüllüler tarafından belirli çalışma saatleri içerisinde çalışmaktadır. İki haftalık hazırlanan ajanda içerisinde ortaklar ve gönüllüler uygun vakti belirler ve nöbet sistemine dahil olur. Nöbetçi, nöbet saatleri içerisinde satışları yapma, dükkânda düzeni sağlama, eksiklikleri belirleme ve haber verme sorumluluklarını üstlenir.

Gıda Ürün ve üretici birimi ne yapıyor? Yeni üreticiler bulup, bağlantı kurularak gerekli bilgilerin alınması ve numune istenmesiyle ilgili işleri koordine ediyor. Aynı zamanda üretici ziyaretleri düzenlenmeyi amaçlıyor.

Bugüne kadar nasıl üretici seçtik? Üretici ve ürün konusunda büyük bir kısmı sipariş paketleri döneminden gelen BÜKOOP ve Çiftçi-Sen referansı üzerinden ilişki kurduğumuz bir listemiz var. Bu liste ekolojik tarım ilkesiyle çalışan, ilaçsız, kimyasal içermeyen üretim yapan kooperatif, dernek, vakıf veya aile biçimlerindeki küçük üreticilerden oluşuyor.

Yeni üreticiler nasıl bulunuyor? Mevcut üretici listesine yeni üreticiler eklenmeye devam ediyor. Bazen dükkâna gelerek, bazen mail veya facebook ya da kişisel tanışıklıklar üzerinden bize ulaşan üreticiler oluyor. Biz bu üreticilere öncelikle ürün ve üretici bilgi formu olmak üzere iki ayrı form gönderiyoruz.

Üretici formunda neler soruyoruz? Üretici formunda nakliye, hukuki statü, faturalandırma gibi ürün teminine ilişkin soruları; üretimin yapıldığı arazinin ölçeği, depolama koşulları ve paketleme aşaması; başka kurumlara satış yapılıp yapılmadığı, çalışma koşulları, çalışanların sigortalı olup olmadıkları, gelir yönetimini kim yaptığı, kadınların ve varsa çocukların ne işleri yaptıklarını soruyoruz.

Ürün formunda neler soruyoruz? Ürün formunda da üretim sürecine dair, sulamanın, gübrelemenin, yabani ot ayrıştırmasının, bahçe bakımının nasıl ve kimlerce yapıldığını; hammaddenin nereden temin edildiğini ve üretim yönetimini; ürün işleniyorsa -zeytinyağı gibi- hangi işleme yöntemi kullanıldığını ve kimlerin işlediğini; nasıl depolandığını, ürünün hangi aylarda tüketime hazır olduğunu ve tüketim süresi ile saklama koşullarını soruyoruz.

Nasıl iletişim kuruluyor? Bu formları bize türlü şekillerde ulaşan üreticilere mail yoluyla ileterek doldurmalarını rica ediyoruz. Gönderdikleri zaman da ürün ve üretici birimi olarak değerlendirme yapıyoruz. Formlardan bir tanesi eksikse değerlendirmeye almıyoruz. Üreticiye tekrar mail atıp doldurmasını rica ediyoruz. Bununla birlikte bazen formlar da tam doldurulmuş olmayabiliyor. Örneğin hammaddenin nereden temin edildiği önemli bir soru, bu eksikse karar vermek güçleşiyor. Bazen formlardaki bilgiler tam olsa da ilkelerimizle çelişebiliyor. Bu durumda buna dair endişemizi mutfak ile paylaşıyoruz ve o üreticiyle iletişimi beklemeye alıyoruz. Referans çoğu zaman belirleyici oluyor. Piyasadan veya haldeki komisyoncudan temin edilmiş hammadde ile üretim yapan ve referansı olmayan üreticilerle şu ana kadar hiç çalışmadık.

Üreticiler ziyaret ediliyor mu? Üretici ziyaretleri yaptığımız yerler oldu: Has Ada, Koray (yumurta), Sındı'ya gidildi. Ancak bunlar bireysel ziyaretler oldu. Organize bir şekilde, üretim sürecini görebileceğimiz, üreticiye sorularımızı sorabileceğimiz bir formata dönüştürmeyi planlıyoruz.

Ürün çeşitlemesi nasıl oluyor? Ürün çeşitlerini genelde üretici belirliyor, ne üretiyorsa alıyoruz gibi. Yeni bir ürün almaya karar verdiğimizde de bazen BÜKOOP'a bazen de Çiftçi-Sen'i arayıp üretici önerisi alıyoruz. Öneri varsa yine aynı şekilde üreticiyle görüşüp, formu doldurup, değerlendirip önce numune istiyoruz, daha sonra da sipariş veriyoruz.