Yönetim Kurulu Yönergesi
Yönetim Kurulunun Oluşturulması
Yönetim Kurulu gönüllülük esasına dayanarak rotasyon usulüne uygun şekilde genel kurulda 1 yıllığına oluşturulur. Seçimli genel kurulda yeni seçilen yönetim kurulu üyeleri Mal Varlığı Beyanı doldurarak bakanlığa tescil belgeleriyle birlikte göndermek üzere mali müşavire kapalı zarfta teslim ediyor. Genel kurulun ardından Ticaret Sicil İl Müdürlüğünden temsil ilzam kararı çıkması sonrası, önce notere gidilerek imza beyannamesi çıkartılır. Genel Kurul kararının ilanı ve tescili tamamlandıktan sonra İş Bankası Bahariye Şubesi'ne gidilerek bankada kayıtlı eski yetkiler iptal ettirilerek yeni üyeler için yetki tanımlanır, gerekli olması durumunda eski iletişim adres ve numaraları güncellenir. Genel Kurul öncesinde, sırasında ve sonrasında kullanılan tüm belgeler belge hesabına aktarılmalı ve arşivde ilgili klasörde tutulmalıdır.
Yönetim Kurulu Yapısı ve İşleyişi
Yönetim kurulu biri başkan, biri başkan yardımcısı biri de muhasip üye olmak üzere üç kişiden oluşmalıdır. Yönetim kurulu üyeleri kooperatif ortakları arasından ortaklık tarihine göre rotasyon usulüyle belirlenir. Üyelerden en az bir yıldır aktif mutfak gönüllüsü olması beklenir.
Yönetim Kurulunun Görevleri
Yönetim kurulunun yapmakla yükümlü olduğu işlerde hem tüm üyelerin sürece tam hâkimiyetinin sağlanması hem de adaletli iş dağılımı olması adına birim içerisinde iş bölümü uygulanmaktadır. Bu iş bölümü de rotasyona tâbidir.
Yönetim kurulu üyeleri şu işlerle uğraşır:
- •Kooperatif dükkanından teslim alınan cironun banka hesabına banka kartını kullanarak aktarmak (1. üye)
- •Üretici ve vergi ödemelerini mali birimle birlikte yürütmek (2. üye)
- •Yasal olarak yapılması gereken aylık, dönemlik ve yıllık işlemlerin oluşturulması ve takip edilmesi (3. üye)
- •Genel Kurul ve sonraki süreci mali müşavirle birlikte organize etmek, kooperatifin tutmakla yükümlü olduğu yasal defterlerin işlenmesi ve takibi (3. üye)
- •Kooperatife ortaklık kabulü ve ortaklıktan ayrılma işlerinin takibi (3. üye)
- •Ortakların aidat ödemelerinin takibi (3. üye)
- •6 aydır gönüllü olanlara ortak olmanın teklif edilmesi, Ortaklar ve Mutfak Listesinin güncellenmesi ve ortaklara fatura yazımı için TC kimlik numaralarını içeren güncel ortaklar listesinin e-posta yoluyla mali birim üyeleriyle paylaşılması (TC kimlik numaralarının ifşa edilmemesi amacıyla bu listenin TC kimlik numarası içermeyen hali arşivde Yönetim Kurulu dizininde bulunmaktadır) (3. üye)
- •Ortaklar listesinin en güncel halinin Pirot'taki ortaklar listesiyle aynı olduğunun teyit edilmesi (3. üye)
- •Otomatik ödeme talimatıyla ödenen faturaların ödendiği bilgisinin Banka Kasa ve Dükkan giderleri isimli excel sekmelerine işlenmesi (1. ve 2. üye)
- •Yönetim kurulu içindeki rotasyonun mutfak gönüllüleri ile mail yoluyla paylaşımı (3. üye)
- •Fire/Gider/Ağırlama olarak sınıflandırılan ürünler hakkında karar defterine karar yazılması (tüm üyeler)
- •Mali birimden her ay düzenli olarak bildirilen %1 Amortisman, %1 Toplumsal Dayanışma, %1 Kooperatif giderleri payının kooperatifin ayrı bir hesabına aktarılması (2. üye)
- •Aylık gelir gider Aylık Gelir Gider Tablosunun mali müşavirlik ofisinden talep edilmesi mutfak e-posta grubunda paylaşılması (3. üye)
- •kdkkoop@gmail.com e-posta hesabının düzenli kontrolü (3. üye)
- •Gerektiği durumda ruhsat alınması/yenilenmesi/takibi (tüm üyeler)
- •Her ay düzenli toplantı yapılması (tüm üyeler)
- •İmzalanan herhangi bir sözleşme varsa Mali Müşavire iletilmesi (3. üye)
- •Herhangi bir avans verilecekse bu konuda yönetim kurulu kararının alınması (tüm üyeler)
- •YK işleyişine dair iyileştirme önerilerine ihtiyaç varsa geliştirmek ve yeni konuları yönergeye işleyerek mutfakla güncellemeleri paylaşmak (tüm üyeler)
1. Cironun Banka Hesabına Aktarılması
Kooperatif banka hesabının kartını bulunduran yönetim kurulu üyesi, mutfak gönüllülerinden ciroyu alır ve kart ile kooperatifin banka hesabına yatırır. Virman yatırılırken ay atlanmamasına dikkat edilir. Ayın son günü kasada bir miktar para bırakmak suretiyle alınan virman bir sonraki ay gelmeden bankaya aktarılmalıdır. Daha sonra yatırılan miktarı ciroyu veren kişinin adı ve cironun dükkandan alınma tarihi bilgileri ile banka-kasa excel'ine işler. Bu bilgiyi YK whatsapp grubunda da paylaşır. Bankadaki tutar ile excel'deki tutar arasında bir uyumsuzluk varsa, hesap dökümünden önceki ödemeleri takip ederek hesaptan yapılmış otomatik ödemeleri excel'e işler. Halen bir uyumsuzluk söz konusuysa bu bir açık olduğunu gösterir. Bu açığın bulunması için gerekli araştırmayı yapar.
2. Üretici ve Vergi Ödemelerinin Yapılması
Üretici Ödemeleri
Bu iş mali birimin siparişlerin geliş sırasına göre oluşturduğu üretici ödemeleri listesine göre mali birimin yönlendirmesiyle yapılır. Excele ödemenin yapıldığı bilgisi tüm haneler dolu olacak şekilde işaretlenir ve ödeme dekontları pdf veya jpeg formatında mutfak grubuyla paylaşılır. Kira, apartman aidatı ve vergi ödemelerinin dekontlarının belge hesabına gönderilmesi de gerekmektedir.
Mali birimden üretici ödeme listesi geldikten sonra YK üyelerinden biri, üretici ödemelerini yapar, yapan ödemeleri banka-kasa ve üretici ödemeleri excel'ine işler ve ödemelerin dekontlarını mutfakla paylaşır. Üretici eğer fatura kesebildiyse üretici ödemeleri ve dekonta fatura numarası ve ürünün dükkana geliş tarihi, müstahsil kesildiyse müstahsil makbuz numarası ve ürün teslim tarihi yazılır.
Vergi Ödemeleri
Vergi ödemeleri için Mali Müşavir'in gönderdiği evraklar takip edilir ve vergi ödeme tarihi geçmeden banka yoluyla vergi ödemesi yapılır. Ödeme işlemi hem banka-kasa hem de dükkan giderleri excel'ine işlenir. Dekontları mutfak ve belge e-posta adreslerine iletilir.
Vergi tahakkuk ve beyannameleriyle birlikte ödeme dekontları arşivde Mali Konular klasörünün bir alt klasörü olan Vergi Tahakkuk ve Ödemeleri klasöründe arşivleniyor. Mali müşavir vergi tahakkuklarını yalnızca YK üyelerine yolladığı için, bu tahakkukların ödeme dekontlarıyla birlikte mutfak ve belge hesabıyla paylaşılması gerekiyor.
Vergiler:
- •Katma Değer Vergisi (KDV) (aylık)
- •Stopaj Vergisi (Muhtasar Beyanname) (Şubat 2019'dan beri aylık)
- •Kurumlar Vergisi (Tüzel kişiler için Gelir vergisidir, yıllık olarak Nisan'da ödenir)
- •Kurumlar Geçici Vergisi (3 ayda bir ödenir Ocak, Nisan, Temmuz, Ekim)
- •Çevre Temizlik Vergisi (Belediyeden takip edilir en geç 31 Mayıs)
- •İlan Reklam (Tabela) Vergisi (Belediyeden takip edilir)
Yukarıda sayılan vergiler içerisinde gelen iki vergi türü daha vardır. Bunlar ayrı bir takip ve ödeme gerektirmez:
- •Damga Vergisi (Muhtasar Beyanname ve Geçici Kurumlar Vergisi içinde geliyor)
- •Kira Stopajı (Muhtasar Beyanname içinde MM tarafından hesaplanıyor)
Yukarıda sayılan vergilerden vergi dairesine ödenenler mali müşavirin yönetim kurulu üyelerine yolladığı tahakkuk fişlerine göre bankanın internet şubesi kullanılarak ödenebilmektedir. Belediyeye ödenen vergileri ise yönetim kurulu takip etmelidir.
Çevre temizlik vergisi yılda 2 defa ödenmektedir. İlk taksit ödemesi Mart ayında başlar ve 3 ay boyunca gecikmeye düşmeden gerçekleştirilebilinir. 2. Taksit ödemeleri Kasım ayında yapılmaktadır.
Tabela vergisi ise; belediyede ilan ve reklam vergisi olarak adlandırılmaktadır. Yılda 1 defa ödenir. Tabelanın boyutuna, işyerinin muhtevasına göre belediye tarafından vergilendirilir. Beyannamesi olan bir mükellef her yılın ocak ayında vergi ödemesini gerçekleştirir.
Çevre temizlik ve tabela vergileri Kadıköy Belediyesi'nin e-belediye sistemi üzerinden veya belirtilen banka şubelerinden ödenebilmektedir.
3. Yasal Olarak Yapılması Gereken Aylık, Dönemlik ve Yıllık İşlemler
Mali müşavir ve mali birimle koordineli şekilde yürütülen işlerin listesi ve iş bölümü listesi
Banka Hesap Dökümünün Mali Müşavirle Paylaşılması
Aylık vergi hesaplarmalarının yapılabilmesi adına biten son aya ait tüm faturalar, tahsilat makbuzları, müstahsil makbuzları, gider pusulaları, ortak faturaları, z raporları ve banka hesap dökümü mali müşavirle paylaşılmaktadır. Faturaların ve diğer matbu belgelerin teslimi mali birim üyeleri tarafından yapılsa da banka hesabına erişim yetkisi yalnızca yönetim kurulu üyelerinde bulunduğundan banka hesabının biten son aya ait hesap dökümü YK üyeleri tarafından ayın 10'undan önce excel formatında bankadan doğrudan mali müşavirin mail adresine gönderilir.
Defterlerin Tasdiki
1163 sayılı Kooperatifler Kanunu'na göre kurulan kooperatiflerin yasal olarak tutmakla yükümlü olduğu defterler şunlardır:
- •Yevmiye Defteri (Mali Müşavirlik ofisince muhafaza ediliyor) - Muhasebede, ticari işlemlerin belgelere dayanarak tarih sırası ile maddeler halinde kaydedildiği deftere yevmiye defteri denir. Yani muhasebe sistemindeki tüm dijital verilerin matbu olarak tutulduğu kağıtlardır.
- •Defteri Kebir (Mali Müşavirlik ofisince muhafaza ediliyor) - Yevmiye defterlerine kaydedilmiş işlemleri buradan alarak sistemli bir şekilde hesaplara dağıtan ve düzenli olarak bu hesaplarda toplayan defterdir. Büyük Defter de denir.
- •Envanter Defteri (Mali Müşavirlik ofisince muhafaza ediliyor)
- •Karar Defteri (YK üyelerince muhafaza ediliyor ve güncelleniyor)
- •Ortaklar Defteri (YK üyelerince muhafaza ediliyor ve güncelleniyor)
Kanuni defterlerin belli edilen sürelerde tasdik ettirilmemesi usulsüzlük cezasının uygulanmasını gerektirir. Tasdiki zorunlu olan defterlerden herhangi birinin tasdik işleminin yaptırılmamış olması birinci derecede usulsüzlük cezası gerektirmektedir. Bu defterlerin saklanma süresi Türk Ticaret Kanununa göre 10 yıldır.
Defterlerin Tasdik Zamanı
Vergi Usul Kanununun 221. Maddesi ve Türk Ticaret Kanununun 64. Maddesi hükümleri uyarınca;
- Öteden beri işe devam etmekte olanlar defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda, (Normal hesap dönemleri için ARALIK AYI);
- Hesap dönemleri Maliye Bakanlığı tarafından tespit edilenler, defterin kullanılacağı hesap döneminden önce gelen son ayda;
- Yeniden işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyete girme tarihinden önce; vergi muafiyeti kalkanlar, muaflıktan çıkma tarihinden başlayarak on gün içinde;
- Tasdike tabi defterlerin dolması dolayısıyla veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar, bunları kullanmaya başlamadan önce.
4. Genel Kurul Sürecinin Takibi
Genel Kurul Süreci
Genel Kurul süreci öncesinde mali müşavir ile iletişim içerisinde gerekli belgeler hazırlanır. Gündem maddeleri mutfakta netleştirilip mali müşavire iletilir.
Genel Kurulda okunacak bilanço, öncesinde mali müşavirden talep edilir, incelenir, özellikle ortak borçlarına dair bir yanlışlık varsa genel kuruldan önce düzeltilir. Bilanço, gelir gider tablosu mutfakla paylaşılır.
Genel Kurul sürecinde gerekli olan evraklar arşivde Resmi/Referans Belgeler klasöründeki Genel Kurullar dosyasında bulunuyor.
Her yıl en geç Haziran ayında olmak üzere bir genel kurul yapılması zorunlu.
Genel Kurul için bütün ortaklara genel kurulu tebliğ etmek (imzayla veya iadeli taahhütlü) gerekiyor. Elden tebliğ yapılması durumunda Genel Kurula tam katılım (asaleten ve vekaleten) sağlanması gerekiyor.
Elden veya adi posta/iadeli taahhütlü posta yoluyla yapılacak tebligatlarda tebligat tarihi Genel Kuruldan en az 32 gün en fazla 60 gün önce olmalıdır. Ortaklara Genel Kurul tebligatı yapılabilmesi için Genel Kurulda görüşülecek gündemlerin de belirlenmiş olması ve tebligatta gündem listesine yer verilmesi gerekir.
Genel kurul toplantı tarihi, yeri ve gündemi toplantıdan en az 15 gün önce ilgili bakanlığa ve mülki idare amirliğine yazılı olarak bildirilir. Eğer asaleten ya da vekaleten tam katılım sağlanacaksa bu bildiri zorunlu değildir.
Genel kurul bildiriminin tebliğ edildiğini kanıtlayan tebligat listesi, genel kuruldan önce ortakların her birine imzalatılmalı ve imzalı tebligatlı listesi genel kurul günü hazır bulundurulmalıdır.
Elden tebliğ ederek 32 gün önceden tebliğ şartına uyulmuyorsa Genel Kurula tam katılım şarttır. Bunun mümkün olabilmesi için Genel Kurula katılamayacak ortaklar, birinci derece bir yakınına veya YK üyesi olmayan bir ortağa vekalet vermelidir (imzalı belge yeterli, noter şart değil)
Gümrük Bakanlığı'ndan temsilci genel kurul boyunca hazır bulunmak üzere denetim için bir temsilci isteniyor ve bu bir ücret karşılığı oluyor. Genel Kurul süresince hazır bulunan görevliye (temsilci/müfettiş) elden ödeme yapılıyor (~200TL-600TL arasında denetçinin talebine göre).
Mali Müşavir bu konuda önceden uyarıda bulunarak bizi yönlendiriyor. Genel Kuruldan sonra en geç 15 gün içinde İstanbul Ticaret Odası'na gidip tescil işlemlerini yapmak gerekiyor. Bu tescil evrakları işini mali müşavir yürütüyor. Tescil evrakının bakanlığa gönderilmesinden önce yeni yönetim kurulu üyelerinin noterde imza beyannamesi çıkartması gerekiyor. Bakanlığa gönderilen belgelerle mali müşavir ilgileniyor ve bakanlık artık çevrimiçi bir sistem kullanıyor.
5. Ortaklık Kabul/İstifa İşlemlerinin Takip Edilmesi
Ortaklığa kabul YK kararı ile gerçekleşir. Ortak olmak isteyenlere gerekli belgeler listesi iletilir, belgelerde bir eksiklik olup olmadığı kontrol edilerek ortaklığa kabul durumunda, Ortaklık Belgelerinin eksiksiz olduğu teyit edildikten sonra ortak bilgisi Ortaklar Defterine kaydedilerek belgeleri diğer ortakların belgeleriyle bir yönetim kurulu üyesinde bulunan ortaklar dosyasında muhafaza edilir. Ortaklık başvuru dilekçesi kopyası Mali Müşavire iletilir. Yeni ortak ayrıca ortaklar e-posta grubuna da eklenir.
Kooperatife ortak olmak isteyenlerin hazırlaması gereken belgeler arşivde Çalışma Birimleri klasörü içerisindeki Yönetim Kurulu dosyasında yer almaktadır.
6. Ortakların Aidat Ödemelerinin Takibi
Yönetim kurulu üyeleri kooperatif ortaklarının yıllık yatırması gereken aidat miktarını her yılın Aralık ayında kontrol eder ve aidatı yatırmayan ortaklara hatırlatma yapar.
7-8. Ortaklar ve Mutfak Listesinin Güncellenmesi
Ortak ve mutfak listeleri her katılımdan ve ayrılıktan sonra düzenlenir ve ortaklara fatura yazımı için TC kimlik numaralarını içeren güncel ortaklar listesi e-posta yoluyla mali birim üyeleriyle paylaşılır. (TC kimlik numaralarının ifşa edilmemesi amacıyla bu listenin TC kimlik numarası içermeyen hali arşivde Yönetim Kurulu dizininde bulunmaktadır.
Listenin TC kimlik numaralarını içermeyen hali de güncellenmeli ve arşivde Yönetim Kurulu dizininde tutulmalıdır.
Ayrıca Yönetim kurulu üyeleri Ortaklar listesinin en güncel halinin Pirot'taki ortaklar listesiyle aynı olduğunun teyit eder. Bir aksaklık olması durumunda Teknik birimi ve Mali birimi konuyla ilgili bilgilendirir.
6 aydır mutfak gönüllülüğü yapan kişilere ortak olmanın uygun zamanda teklif edilmesi ve ayrıntılı bilginin mutfak listesine işlenmesi.
9. Otomatik Ödeme Talimatı Olan Faturaların Takibi
Otomatik ödeme talimatıyla ödenen faturaların ödendiği bilgisi, Banka Kasa ve Dükkan giderleri isimli excel sekmelerine işlenir. Bu işlemden sonra banka hesabındaki miktarla, Banka Kasa excel tablosundaki miktarın birbiri ile aynı olup olmadığı kontrol edilir. Bir uyuşmazlık varsa nedeni araştırılır.
10. Yönetim Kurulu İçindeki Rotasyonun Mutfak Gönüllülerine Bildirilmesi
Yönetim kurulu üyeleri uygun görürlerse 'Yönetim Kurulu Üyelerinin Görevleri' başlığında tariflendiği gibi 4 ayda bir görev rotasyonu yaparlar. Bu rotasyonu e-posta yoluyla mutfak üyelerine bildirirler.
11. Fire/Gider/Ağırlama Olarak Sınıflandırılan Ürünler Hakkında Karar Yazılması
Bozulan, kırılan veya gider olarak sınıflandırılan ürünlerin vergisel açıdan kooperatife yük bindirmemesi adına bu tür ürünlerin stoktan düşülmesi adına yönetim kurulu kararı alınması gerekmektedir. Fire, masraf, hediye olarak kaydedilecek ürünlerin aylık YK toplantısında yazılması gerekir. Dayanışma ve masraf olarak kullanılacak ürünler hakkında önce mutfakta tartışılmalı, tartışma süreci sehven atlandıysa yönetim kurulu tekrar gündeme getirmeli ve ilgili kararı ancak sonrasında karar defterine yazmalıdır.
12. %3'lük Payın Kooperatife Ait Ayrı Hesaba Aktarılması
Ayrıntılar belli olduğunda bilgiler güncellenecektir.
13. E-posta Hesabının Ortak Kullanımı
kdkkoop@gmail.com hesabının şifresi YK üyelerinden birinde bulunur, iletişim birimi bu şifreyi bilen kişilerin listesini tutmaktadır. Bazı resmi yazışmalar (Mali müşavirlikten gelen beyannameler, hosting için şifreler ve vergi dairesi vb.) ve dışarıdan gelen faturalar için bu adres kullanılmakta. İnternet faturası veya e-postaya gelen faturaların MM'ye iletildiğinin teyit edilmesi. (İletişim birimi faturaları mutfakla paylaşmayı atlayabiliyor veya mali birim elektronik formattaki faturayı diğer faturalarla birlikte MM'ye iletmeyi atlayabiliyor.)
14. Ruhsatın Alınması, Yenilenmesi ve Takibi
Yeni Bir Mekan Kiralanırken
Yeni bir mekana taşınma durumunda resmi evraklarımızdaki adresimizin değişmesi gerekmektedir. Bu işlemler Mali Müşavirle iletişime geçilerek birlikte yapılmalıdır.
Dükkan kiralanmadan önce belediyeye gidip ilgili dükkanın ruhsat ve adresiyle ilgili bir sıkıntının/tutarsızlığın olup olmadığının öğrenilmesi gerekmektedir, çünkü mal sahibinin doğru sandığı adres belediyede gözüken adresle uyuşmayabilir veya mekan dükkan için gereken ruhsat tipini almak için uygun olmayabilir.
Bir diğer olası sıkıntı da, dükkanın kapı numarasının belediye kayıtlarında, mal sahibinin bize beyan ettiğinden farklı olması olabilir. Bu durumda belediyenin numarataj bölümüne başvuru yaparak kapı numarasının düzenlenmesi sağlanır. Vergi levhası ve kontrattaki adres bilgileri belediyedeki kayıtlarla aynı olmak durumundadır bu sebeple önce belediyeden bilgi teyit edilmeli, işlemlere sonrasında başlanmalıdır.
Adres Değişikliği Durumunda Ruhsatın Yenilenmesi
Mevcutta kooperatifimize ait işyeri açma ruhsatımız bulunmaktadır. Olası bir mekan değişikliğinde (yeni yer kiralanması gibi) ruhsat işlemleri yeniden yapılmak durumundadır. Ruhsat işlemine başvurmadan önce yer değişikliği bildirimi öncelikle vergi dairesine ve İstanbul Ticaret Odası'na yapılmalıdır yapılmalıdır. Vergi dairesine yeni adres bildirilirken söz konusu yerin adresi belediyenin numarataj bölümünden kontrol edilmelidir. Vergi dairesine bildirim yapıldıktan sonra, yeni adresin yer aldığı belge/güncel vergi levhası, imza sirküsü, ticari gazete kaydı, dükkanın içeriden ve dışarıdan çekilmiş fotoğrafları, kira kontratı, son 2 ayın kira dekontu (eğer kiralama 2 aydan önce gerçekleşmişse), yangın tüplerinin faturası ve kaşe ile başvuru gerçekleştirilir. Çevre bölümüne gidilerek çevre beyannamesi verilir, çevre vergisinin ödemesi yapılır, dekont alınır. Tüm bu evraklar ruhsat bölümüne teslim edilir. Eğer bir sıkıntı yok ise (kapı numarası, ilgili mekanın uygunluğu gibi) ruhsat harcı, vezne bölümüne yatırılarak dekontun fotokopisi ruhsat bölümüne teslim edilir. Süreç başlamış olur. Ruhsat hazır olduğunda belediyeden başvuruyu yapanın telefonuna gelen bilgilendirme ile ruhsat teslim alınır. Olası solma, kaybolma gibi durumlarda ruhsatın yenilenmesi de uğraştırıcı bir süreç olduğundan ruhsatın orjinali bir dosyada saklanır, renkli fotokopisi dükkana asılır.
Daha önce işlemleri tamamlanan ruhsat başvurusunda kullanılan belgeler Yönetim Kurulu Arşiv Klasöründe ayrı bir dosyada toplanmıştır. Aynı şekilde ruhsat ve benzeri süreçlerde kullanılan belgelerin tek bir yerde ve ne için olduğu anlaşılacak bir isimlendirmeyle muhafaza edilmesi bilgilerin eksiksiz ve doğru aktarımı için elzemdir, böyle yapılması önerilmektedir.
15. Her Ay Düzenli Toplantı Yapılması
Yönetim kurulu kooperatif işlerini ihmal ediyor görünmemelidir. Bu nedenle her ay düzenli toplandığı belgelenmelidir. Her ay karar almak mümkün olmazsa karar defterinde toplantı yapıldığı ama karar alınmadığı belirtilmelidir. Bu toplantılara 3 ayda bir Denetim Kurulu da katılmalı ve kasa ve banka mevcutlarını kontrol ederek tutanak altına almalıdır.
16. Sözleşmelerin Mali Müşavire İletilmesi
Kooperatif üreticilerle ya da başka herhangi bir tüzel kişilik ya da şahısla sözleşme imzalayacaksa bu süreç Mali Müşavirin denetiminde ilerlemelidir. Sözleşme imzalandıktan sonra bir kopyası Mali Müşavire iletilmelidir.
17. Avans İçin Yönetim Kurulu Kararı Alınması
Herhangi bir avans ödemesi durumunda yönetim kurulu karar almalıdır.