Sosyal Medya ve İletişim Birimi Yönergesi

İletişim Birimi'nin duyuru hazırlamak ve paylaşmak için kullandığı iletişim hesapları:

• ●Facebook: @kadikoykoop
• ●Twitter: @kadikoykoop
• ●Instagram: @kadikoykooperatifi
• ●Eposta: iletisim@kadikoykoop.org ve kdkkoop@gmail.com (Not: kdkkoop@gmail.com adresinin sorumluluğu Yönetim Kurulu ile paylaşılır
• ●Mailchimp: Eposta ile
• ●Websitesi: www.kadikoykoop.org
• ●Youtube: @kadikoykoop
• ●Issuu: @kadikoykooperatifi
• ●Canva: Görsel hazırlamak için diğer birimler ve çalışma grupları bunu kullanılır. Şifreleri İletişim Birimi'nin sorumluluğundadır.

Birimin Görevleri

Biriminin görevi, kooperatifin düzenlediği etkinlikleri, birimlerin yaptığı organizasyonları ve kooperatifin ilgi alanına giren ve yapılması uygun görülen duyuruları iletişim kanalları vasıtasıyla duyurmaktır. Birim, iletişim kanallarını takip eder, gelen mesajları ve epostaları cevaplar, cevaplayamayacağı ya da aktarması gereken soruları Mutfak'a veya çalışma birimlerine iletir.

Çalışma birimlerinin sorumluluğuna giren konularda sosyal medya üzerinden gelen mesajlara "....@kadikoykoop.org'a eposta atarsanız arkadaşlarımız yardımcı olacaktır" şeklinde cevap verir.

Çalışma birimlerine gelen epostaları ilgili birimlere yönlendirir; yönlendirirken ya yönlendirilen emailde CC yaparak ya da yönlendirdikten sonra "Mesajınızı ilgili birime ilettik" şeklinde bir mesaj yazarak göndericiyi bilgilendirir.

Birim, görev alınan süre boyunca kendi sorumluluğunda olan iletişim hesaplarının güvenliğinden sorumludur. Bu hesapların şifreleri 6 ayda bir değiştirilir. Email ve mailchimp şifreleri, birimin Whatsapp grubu açıklamasında, diğer bütün şifreler de iletisim@kadikoykoop.org ve kdkkoop@gmail.com hesaplarında taslak olarak bulunur. Şifreler aynı zamanda Yönetim Kurulu üyeleri ile paylaşılır.

Birim ayrıca Arşiv'de bulunan Önemli Günler Takvim'ini ve sosyal medya ve email yoluyla sık sık sorulan sorulara hazırlanmış cevapları güncellemekten sorumludur.

https://docs.google.com/spreadsheets/d/157PERkiRYZG0AWybzQXvETi8ZXISw5Ampte5qQdyCJY/edit#gid=2046831356

Sosyal Medya Hesapları

Tanışma ve eğitim toplantıları, Kooperatif Dükkanı'na gelen yeni ürünler, Önemli Günler Takvimi'nde belirtilen günlerin kutlamaları, çeşitli etkinliklerle ilgili duyurular mümkün olduğunca düzenli olarak paylaşılır. Dükkan saatleriyle ilgili istisnai durum ya da güncelleme mevcutsa birim sosyal medya kanallarından konuyla ilgili bilgilendirme yapar. Kadıköy Kooperatifi Kendisini Anlatıyor ve kooperatifin düzenlediği etkinlikler için Facebook'ta etkinlik açılır.

Mailchimp

Birimin inisiyatifine bağlı olarak KKKA toplantıları, kooperatifin düzenlediği etkinlikler, uzun süredir dükkana gelmeyen ürünlerin gelişi ve ürün tanıtımları belirli aralıklarla Mailchimp üzerinden email listesine gönderilir. Paylaşım yapılmasını ayrıca talep eden birimler veya gönüllüler birimle iletişime geçer. Listeye email gönderirken "Kooperatif Dostu" segmenti seçilmelidir. Burada ayrıca bir "Basın" listesi de bulunmaktadır.

Etkinliklerde ve dükkanda tutulan email listelerini düzenli olarak Mailchimp'e aktarmak İletişim Birimi'nin görevidir. Kooperatiften ayrılan her gönüllü otomatik olarak Mailchimp'e eklenir.

Kooperatif Postası

Web sitesinde hazırlanmış olan içerik 3 aylık periyotlarda Kooperatif Postası olarak hazırlanır. Hazırlanmış içeriklerin postaya dönüştürülme sürecinde ilk editöryel işlem Birim tarafından yapılır, içerik oluşturan kişilere ve mutfağa onay için sorulur. Gerekli düzenlemeler yapıldıktan sonra posta web sitesinde ve matbu olarak yayınlanır. Matbu alım işlemini Mutfak'tan inisiyatif alan kişiler yapar.

Kooperatif Web Sitesi

Kooperatif web sitesine yayın programı çerçevesinde hazırlanmış içeriği siteye yükler, web sitesinin güncellenmesini sağlar ve gerekli teknik desteğin takibini yapar, gerektiğinde destek ister.

Özgün İçerik Hazırlanması

Etkinlikler, atölye çalışmaları, raporları, kooperatif için yorum/perspektif yazıları vb. yazan kişi/birim/grup tarafından Mutfak'a sunulur. Uygun görülmesi üzerine web sitesi/blog'a Birim tarafından konulur.

Basın Yayınla İlişkiler ve Diğer Görüşme İstekleri

1- Ödev yapmak, tez hazırlamak, haber hazırlamak, metin yazmak, kitap için araştırma yapmak vs gibi amaçlarla gelenlere Kooperatif broşürü ve 'Sıkça sorulan Sorular' metni gönderilir. Daha fazla bilgi istenirse KKKA toplantısına davet edilir. Konunun aciliyeti varsa, görüşme talebini yapan kişinin KKKA toplantısına gelmesi mümkün değilse veya daha fazla bilgi veya görüşme istenirse, tercihen hafta içi gündüz saatlerinde, önceden bilgi verilerek dükkandaki nöbetçi ile görüşmeye gidebilir.

2- Eğer Kooperatife temsiliyet gerektiren bir röportaj isteği iletilirse, konu mutfak gündeminde ele alınır. Konu gündeme getirilmeden önce İletişim birimi röportajın amacı, kapsamı, yayımlanacağı yer gibi olabildiğince çok bilgi toplayarak mutfağın tek seferde konuya karar vermesine yardımcı olur. İstek olumlu olarak karara bağlanır ve bir gönüllü belirlenirse, Basın ile ilişkiler yönergesine göre süreç işletilir.

3- Eğer Kooperatife panel, konuşma veya canlı görüşme gibi temsiliyet içeren ve sonradan değiştirilmesi mümkün olmayacak biçimde görüş belirtilecek bir etkinlik isteği iletilirse konu mutfakta ele alınır. Konu gündeme getirilmeden önce İletişim birimi söz konusu etkinlik türüne göre, etkinliğin amacı, kapsamı, hedef kitlesi, diğer katılımcılar, düzenleyicinin perspektifi, seyahat gereklilikleri gibi olabildiğince çok bilgi toplayarak mutfağın tek seferde konuya karar vermesine yardımcı olur. Katılmaya karar verilir ve gönüllü belirlenirse, gönüllüye kooperatifin ilgili konudaki ortak görüşü ve görüşme sırasında inisiyatif alabileceği çerçeve belirtilir.

Sıkça Sorulan Sorular'a Verilen Cevaplar

Bu cevaplar Paylaşım Yönergesi'nde detaylandırılmıştır. Bu cevapları kooperatifin ihtiyaçlarına göre güncellemek İletişim Birimi'nin sorumluluğundadır.

Önerilen İş Bölümü

• 1.kişi: Sosyal medya paylaşımlarını hazırlama ve paylaşma
• 2.kişi: Sosyal medyadaki yorum ve sorulara cevap verme
• 3.kişi: Email takibi, emaillere cevap verme ve websitesi içeriği güncelleme
• 4.kişi: Mailchimp'e emaillerin girilmesi, Mailchimp gönderisi ve Kooperatif postası hazırlama

İş gücüne göre "Youtube içeriği hazırlama" başlığı da iş kalemleri arasına eklenebilir.

İletişim kanallarında paylaşımların nasıl yapılacağı "İletişim Birimi Paylaşım Yönergesi"nde detaylandırılmıştır.