Mali Birim Yönergesi
Kooperatif varlığı ve faaliyetlerinin gerektirdiği mali süreçleri izlemek ve yürütmekle yükümlüdür.
Kooperatif muhasebesinin kanunlara uygun yürütülmesi için Mali Müşavir ile koordineli olarak çalışır. Yasal yükümlülüklere dair konuların işleyişi ve yürütülmesine dair kararları yönetim kurulu ile birlikte alır. Ödemeler mali birimin koordinasyonu ile Yönetim Kurulu üyeleri aracılığıyla gerçekleştirilir.
Birimin Görevleri
- -Dükkana gelen ürünlerin fiyatlarının hesaplanması
- -Haftalık olarak stok takibinin yapılması, stok farklarından kaynaklanan uyumsuzlukların Pirot Sistemi'nde giderilmesi, mutfağa stok farklarının sebeplerine ve giderilmesine dair gerekli uyarıların yapılması
- -Dükkana gelen ürünlerin fatura asıllarının takibi ve mali müşavire iletilmesi
- -Üretici ödemelerinin düzenlenmesi ve takibinin yapılması
- -Günlük ciro, virman, gider vb. kalemlerin takibi, kasa ve pirot farkının takibi, sebeplerinin araştırılıp gerekli olduğu durumlarda mutfağa bilgi verilmesi/uyarıların yapılması
- -Aylık ve 3 aylık periyotlarda hazırlanan, mali müşavire iletilen evrakların hazırlanması. Bunlar:
- •Ortaklara fatura kesimi ve mali müşavire iletilmesi
- •Müstahsil makbuzu ve gider pusulası kesilmesi ve mali müşavire iletilmesi
- •Aylık faturaların (üreticilerin kestiği faturalar, kargo faturaları, giderler için alınan faturalar) toplanıp mali müşavire iletilmesi
- •Ay içerisinde çıkan Z raporlarının toplanması ve mali müşavire iletilmesi
- -Aylık gelir gider tablosu hazırlama
- -Yeni gelen ürünlerin Pirot'a tanımlanması: Ürün Kategorisi, Üretici, Birim, KDV Kategorisi ve fiyatlarının girilmesi
- -Ekmek ve kahve ürünlerinin sorumluluğu
Birimin Yapısı
- -İş yükünün eşit pay edilebilmesi için en az 4 gönüllü gerekmektedir.
- -Birimde en az 6, en fazla 12 ay çalışma şeklinde bir rotasyon gerçekleşmesi beklenir.
- -Birim kendi içinde Whatsapp ve e-mail yazışmaları üzerinden iletişimini sağlar.
- -Kendi iç ritmine göre düzenli toplantılar yaparak konuları değerlendirir ve Mutfağa öneriler geliştirir.
Birim İşleyişi:
- -Ayda en az 2 defa birim toplantısı yapar. (Gerekli hallerde daha sık toplanabilir, bazı durumlarda ayda 1 toplantı yapılabilir.)
- -Yapılan birim toplantısının raporunu mutfak grubu ile e-posta yolu ile paylaşır ve kooperatif arşivinde ilgili klasöre yerleştirir.
- -Yeni gelen ürünlerdeki fiyat değişikliklerini Whatsapp üzerinden Mutfak ile paylaşır; gerekli hallerde fiyat artışlarındaki sebepleri kısaca açıklar.
- -Drive üzerinde Birim ile ilgili bilgileri tamamlar ve takip eder.
- -Birimden ayrılmak isteyen gönüllü birimi 1 ay öncesinden bilgilendirir.
- -Genel mutfak rotasyonu sırasında birime girmek isteyen gönüllülere birim ile ilgili bilgi aktarımı yapar.
- -Birim içinde kesin bir işbölümü yoktur; yapılacak işler gönüllülük esasıyla takip edilmektedir.
Kooperatif el kitapçığında, Mali Birim işleri olarak yer alan aşağıdaki maddeler Mali Birim tarafından takip edilmemektedir. Bu işlerin bazıları düzenli olarak yapılan ve bir birimin sorumluluğunda olan işler değildir. Bu nedenle kitapçıktan da çıkarılması gerekmektedir. Bazı işlerin ise sorumluluğu YK'da veya çalışma birimlerindendir. Bunların da kitapçıkta revize edilmesi gerekmektedir.
- -Kooperatif kuruluşu ve sonrasıyla ilgili yasal işlerin takip edilmesi - YK?
- -Kooperatif tüzüğünün oluşturulması ve zamanla doğacak ihtiyaçlara göre güncellenmesi - Kooperatifin böyle bir iş kalemi bulunmamaktadır.
- -Kooperatifin tutmakla yükümlü olduğu yasal defterlerin takibi - YK?
- -Yasal olarak yapılması gereken aylık, dönemlik ve yıllık işlemlerin oluşturulması ve takip edilmesi - YK?
- -Kooperatif Genel Kurulu süreçlerinin düzenlenmesi - Mali Birim sorumlu değildir.
- -İşlerin takibi ve sürekliliğinin sağlanması için denetleme mekanizmasının kurulması ve işletilmesi - Kooperatifin böyle bir iş kalemi bulunmamaktadır.
- -Kooperatif bütçe planlaması - Bütçe planlanması gibi bir düzenli iş olmamakla birlikte şu anda bu işi Mali Projeksiyon Çalışma Grubu yürütmektedir. Mali birim, bu çalışma grubunun bir bileşenidir.