Koordinasyon Birimi İşleyişi
Birimin Yapısı
Birimin sağlıklı işleyebilmesi için en az 4 kişi gerekmektedir. Bu 4 kişiden 2 kişinin rotasyon sırasında yeni katılımcılara işleyişi aktarabilmesi için en az iki ay boyunca koordinasyon birimine devam etmesi gerekir.
Birim tanımlı görevlerini rotasyon usulü dönüşümlü olarak gerçekleştirir. Kendi arasındaki iletişimi whatsapp grubu, e-posta ya da düzenli yaptığı toplantılar yoluyla kurar.
Teknik Bilgi:
- Koordinasyon birimi mutfağa göndereceği mesajları koordinasyon@kadikoykoop.org hesabıyla https://gator3021.hostgator.com:2096/ adresinden gönderir
- Whatsapp yazışmalarında birim adına bir bildirim yapıyorsa 🐢 (kaplumbağa) simgesini mesajın başına, sonuna ya da her iki tarafa da ekler.
Birimin Görevleri
1. Her Pazartesi gündem önerilerinin derlendiği e-postayı mutfak grubuna göndermek:
İlgili koordinasyon görevlisi bir önceki mutfak toplantısından kalan gündemleri derler ve diğer koordinasyon üyelerinin onayından sonra en geç Pazartesi günü "... Tarihli Mutfak Toplantısı Gündemleri" başlığıyla e-posta olarak mutfak grubuyla paylaşır.
2. Her Çarşamba gecesi ya da Perşembe sabahı o haftanın mutfak toplantısında görüşülecek olan gündem önerilerini derleyip mutfak grubuna iletmek:
Mutfak grubunun bu e-postaya Çarşamba akşamına kadar cevap olarak yazdığı gündem önerileri aynı koordinasyon üyesi tarafından derlenir ve diğer koordinasyon üyelerinin onayından sonra mutfağa tekrar e-posta yoluyla gönderilir.
3. Mutfak toplantılarında kolaylaştırıcılık görevini rotasyon yöntemiyle dönüşümlü olarak yapmak:
Toplantı sırasında kolaylaştırıcılık mutfak toplantısı yönergesinde belirlenen işleyişe göre rotasyon yoluyla yapılır.
4. Mutfak toplantı notlarını rotasyon yöntemiyle dönüşümlü olarak tutmak ve her hafta mutfak ve arşiv e-posta gruplarına iletmek:
Toplantı notları daha önce mutfak tarafından onaylanan şablona göre hazırlanır. Toplantı notları 'GG.AA.YYYY Tarihli Mutfak Toplantısı Notları' başlığıyla mümkünse Perşembe akşamı, değilse takip eden gün içinde mutfak grubuna ve arşiv birimine gönderilir. Toplantı notları ilgili e-postada metin olarak görülecek şekilde yapıştırılır. Ayrıca arşivlenebilmesi için ekte word ve pdf dosyaları halinde arşiv birimine (kdkkoop.belge@gmail.com) ayrıca gönderilir. Yazmanlık, koordinasyon üyeleri arasında rotasyonla yapılır. Koordinasyonun kadın üyelerinin diğer üyelerden fazla yazmanlık yapmasına mani olunur. Eğer toplantıda yazmanlık yapacak koordinasyon üyesi yoksa bu iş için mutfak gönüllülerinden destek istenir.
5. Gelen gündem önerileri arasında o hafta bir karara bağlanması zorunlu olan gündemleri öncelikli gündem maddesi olarak ayırmak:
Hangi gündemlerin öncelikli gündem olabileceği mutfak toplantısı yönergesinde tariflenmiştir. Kısaca herhangi bir kurumdan beklenen bir cevap olması durumunda ya da takvim nedeniyle kararın o hafta alınması gerekiyorsa gündem maddesi öncelikli gündem olarak ele alınır.
6. Mutfak toplantısı yerine çalıştay ya da Pazar toplantısı konusu olabilecek gündem önerilerini tespit edip, bu konulardaki önerisini mutfağa iletmek:
Bu konudaki kriterler mutfak toplantısı yönergesinde açıklanmıştır.
7. İki ayda bir düzenlenen çalıştay ve Pazar toplantılarını tarihi ile ilgili hatırlatma yapmak (ayın son Pazarı):
Koordinasyon çalıştay ve Pazar toplantılarını Trello takvimine aylık olarak işler. Ay içinde toplantı tarihi ile ilgili hatırlatma e-postası atar.
8. Çalıştay gündem maddeleri önerilerini sırasıyla Trello'da herkesin göreceği şekilde listelemek:
Mutfak toplantıları sırasında gelen gündem önerileri arasında koordinasyonun çalıştayda görüşülmesini önerdiği ve mutfak gönüllülerinin bu öneriyi olumlu bulduğu başlıklar, iki hafta mutfak toplantısında üst üste konuşulduğu halde üzerinde bir uzlaşma sağlanamayan konular, gönüllülerin ya da çalışma birimlerinin çalıştay gündem önerisi olarak önerdiği konular gündeme geliş sıralarına göre Trello'daki çalıştay kartında gündem önerileri başlığı altına düzenli olarak işlenir.
9. Pazar toplantısı gündem maddeleri önerilerini sırasıyla Trello'da herkesin göreceği şekilde listelemek:
Mutfak toplantıları sırasında gelen gündem önerileri arasında koordinasyonun Pazar toplantısında görüşülmesini önerdiği ve mutfak gönüllülerinin bu öneriyi olumlu bulduğu başlıklar, gönüllülerin ya da çalışma birimlerinin Pazar toplantısına gündem önerisi olarak önerdiği konular gündeme geliş sıralarına göre Trello'daki Pazar toplantısı kartında gündem önerileri başlığı altına düzenli olarak işlenir.
10. Daha önce yapılması kararlaştırılan ancak bir sorumlusu olmayan işlerle ilgilenecek gönüllülere çağrı yapmak:
Mutfak toplantıları, çalıştaylar ya da Pazar toplantılarında yapılmasına karar verilen işler için eğer toplantı sırasında gönüllüler çıkmadıysa bu işler için gönüllü çağrısı yapılır. Eğer kararlaştırılan iş için gönüllü çıkmazsa, bu iş Trelloda gönüllü çıkmadı ibaresi ile uzun vadede yapılması hedeflenen işler listesine alınır.
11. Yapılması kararlaştırılan işlerin Trello'ya işlenmesi sürecini kontrol etmek, eksik kalanları tamamlamak:
Toplantılarda yapılması kararlaştırılan işler, işi yapmaya gönüllü olan mutfak gönüllüleri tarafından Trello'ya işlenmelidir. İşlenmemesi durumunda Koordinasyon gönüllülere hatırlatma yapabilir ya da bu işleri Trello'ya işler.
12. Tamamlanma tarihi gelen işlerle ilgili gerekli hatırlatmaları yapmak:
Belirtilen tarihte tamamlanmayan işlerle ilgili koordinasyon whatspp ya da e-posta yoluyla kaplumbağa işaretli hatırlatmalar gönderir. Devamında bir gelişme olmazsa konuyu mutfak gündemine taşır.
13. Belli periyotlarla tekrarlayan kooperatif iç işleri için hatırlatmalar yapmak:
Dükkan temizlik-ilaçlama gibi periyodu aylık, resmi ortaklar toplantısı, strateji çalışması, mali planlama ve genel kurul gibi periyodu yıllık tekrarlayan kooperatif iç işlerini mutfak toplantısına gündem olarak önerilmese de tarihi gelmeden önce gündem sıralamasına alır
14. Tüm toplantıların yönergelere uygun ilerleyişini takip etmek, bir uygunsuzluk durumunda ilgili kişi ya da kişileri bilgilendirmek:
Her toplantı şeklinin kendi yönergesi mevcuttur. Mutfak gönüllüleri bu yönergelere uygun olmayan şekilde hareket ederse koordinasyon bu kişileri ilgili yönerge hakkında bilgilendirir.
15. Düzenli birim toplantıları yapmak, mutfağı birim toplantısıyla ilgili bilgilendirmek, birim toplantı notlarını Drive'da arşivlemek:
Koordinasyon birim toplantı notlarını 'GG.AA.YYYY Tarihli Koordinasyon Birim Toplantı Notları' başlığıyla, metin e-postanın içinde okunacak şekilde yapıştırarak mutfak e-posta grubuna gönderir. Aynı toplantı notlarının pdf formatı Drive'da Koordinasyon Birimi toplantı notları dosyasına kopyalanır. Bu iş Arşiv Biriminin görevi değildir.
16. Dükkanın işleyişi ve ürün siparişiyle ilgili bir aksaklık gözlemlendiğinde bu konuyla ilgili gerekli hatırlatmaları yapmak:
Mali konular haricinde dükkandaki işleyişle ilgili aksaklıklar olması durumunda Koordinasyon ilgili gönüllülere whatsapp ve/veya e-posta yoluyla hatırlatmalar yapar. Hatırlatmalar birimdeki kişilerin hatları üzerinden yapılsa da kaplumbağa işareti olması hatırlatmanın Koordinasyon adına yapıldığını gösterir. Bu hatırlatmalar sonrasında sorunun çözümünde bir aşama kat edilemezse Koordinasyon konuyu mutfak toplantısına taşır.
17. Dış etkinliklere katılımla ilgili tutulan tabloları güncellemek ve katılım sırasında etkinlik gönüllülerine katılım sırasını hatırlatmak:
Kooperatifin temsiliyetinin söz konusu olduğu iç ve dış etkinlikler yani seminer, panel, röportaj, konuşmacılık gibi konularda mutfak gönüllüleri arasında rotasyon ilkesi işletilmektedir. Bu nedenle Koordinasyon, toplantılarda kooperatif dışı faaliyetlerin katılımcıları kararlaştırıldıktan sonra ilgili şablonu doldurur ve katılım için gönüllülere bu ilkeyi ve şablondaki sıralamayı hatırlatır.
18. Çalışma gruplarından her ay düzenli bilgilendirmeler istemek:
Her ayın ilk Perşembe toplantısında çalışma gruplarına yaptıkları işle ilgili mutfağa bilgi vermesi hatırlatılır.
19. Mutfağa yeni katılan kişileri mutfak Whatsapp ve e-posta gruplarına eklemek:
KKKA ve eğitim toplantılarına katıldıktan sonra çalışmaya katılmaya karar veren kişiler ilk mutfak toplantısında whatsapp ve e-posta gruplarına eklenirler. Bu kişilerin e-posta adresler, arşive erişimlerinin açılması için ayrıca arşiv birimine (kdkkoop.belge@gmail.com) gönderilir. Whatsapp ve eposta grubunda sadece koordinasyon birimindeki kişilerin yönetici olması gerekir.
20. Nöbet çizelgesinin gönderimi:
Kooperatif dükkanının belirlenen saatlerde gönüllülük usulüne göre açılabilmesi için koordinasyon birimi Doodle uygulaması üzerinden, Pazartesi gününden ertesi Pazar'a, iki haftalık nöbet çizelgesi hazırlayıp (Doodle'da nöbet çizelgesi hazırlama kılavuzu) nöbet döneminden önceki Cuma günü nöbet tutan gönüllülerle paylaşır. Nöbet çizelgesinin bağlantısı doğrudan gruplarda (whatsapp ve e-posta) paylaşılmaz çünkü henüz tek başına nöbet tutmayan arkadaşlar sehven bir günü işaretleyebilir ve o nöbet dolu göründüğü için başka kimse tarafından alınmayabilir. Neticede dükkanın açılamamasına sebep olabilecek bir durum ortaya çıkabilir.
Birimde Önerilen İş Bölümü
Koordinasyon Birimindeki işler belli bir düzende yapılmadığı zamanlarda birim üyelerinin olması gerekenden daha fazla enerjisini almakta ve dikkat gerektirmektedir. Aşağıdaki gibi bir iş bölümü birim üyelerini rahatlatabilir.
Gündem maddelerini mutfak e-posta grubuna göndermekle sorumlu olan birim gönüllüsü, gelen önerileri derleme, öncelikli gündemleri belirleme ve o hafta konuşulacak olan gündem maddelerini mutfağa toplantıdan önce göndermekle de sorumludur. Bu gönüllü, Madde 1, 2, 5, 6 ve 18'de tariflenen işlerden sorumludur. 2, 5 ve 6'dan önce diğer koordinasyon gönüllülerinden en az ikisinin onayını alması gerekir.
Birimin en az 4 kişiden oluşması öngörüldüğü için her birim gönüllüsü ayda bir kere mutfak toplantısı notlarını tutacağı varsayılır. Notları tutan bu gönüllü, diğer birim üyelerinin onayını aldıktan sonra notları yukarıda tariflendiği şekilde mutfak grubu ve Arşiv Birimiyle paylaşmaktan yani Madde 4'te tariflenen işten sorumludur. Aynı gönüllü toplantıyı takip eden günlerde yukarda Madde 8, 9, 11 ve 17'da tariflenen işleri de yapar.
Madde 11 sadece mutfak toplantılarında değil, çalıştay ve Pazar toplantılarında alınan kararları da içerir. Mutfak toplantı kararları, toplantı notlarını tutan mutfak gönüllüsü tarafından Trello'ya işlenir. Çalıştay ve Pazar toplantısı kararları koordinasyon gönüllüleri arasında rotasyon ile Trello'ya işlenir.
Madde 3 ve 15 tüm koordinasyon gönüllülerinin yaptığı işlerdir. Madde 7, 10, 12, 13, 14 ve 16 birim üyelerinin inisiyatifine göre, iş bölümüyle yapılabileceği gibi tüm gönüllüler beraber yapmayı da tercih edebilirler.