Gıda Ürün Üretici Birimi İşleyiş Yönergesi

3) Üreticilerle İletişim

• -Üreticinin, öncelikle uygun koşulları sağladığından emin olunur (etiket, aracısızlık, ödeme vadesi, vb.). Ardından üretici ile form süreci başlatılır (bkz B.).
• -Üreticiler ile iletişim, birim gönüllülerinin kendi telefonları ve gida@kadikoykoop.org adresi kullanılarak sağlanır.
• -Üretici ile e-posta iletişimini kolaylaştıran bazı şablonlar bulunmaktadır. Bunlara, e-posta yazma kutusundaki üç nokta'dan ulaşılabilir.
• -İletişimin sağlıklı yürümesi için bir üretici ile hep ayni gönüllü görüşür. Gönüllüler birimden ayrılmadan önce, takip ettikleri ürün/üreticiler ile ilgili İş Takip dosyasının güncel tutulduğundan emin olmalıdır.
• -Çeşitli sebeplerle (yasal, bürokratik engeller, hammadde sorunu vb.) artık çalışılamayan üreticiler, daha sonra tekrar iletişim kurulmak üzere beklemeye alınabilir. Üreticinin kendi öznel şartlarına göre, bir daha ne zaman iletişime geçileceği ve takibinin kim tarafından yapılacağı belirlenir.

4) Form Süreci

• -Üreticiye, Üretici Ön Bilgi Formu (üretici_ön_bilgi_formu.docx) ve ürettiği ürüne uygun boş bilgi formları gönderilir.
• -(https://drive.google.com/drive/folders/1RmkU0xFxsV8TN35dPEQldkTQ3N9OPKME)
• -Form talebinin 1 ay içinde karşılanmaması halinde üretici ile tekrar iletişime geçilir.
• -Üreticilerin form talebini karşılayamadığı hallerde, gönüllü, üreticiden telefonda bilgi alarak, formları kendisi doldurabilir.
• -Üreticiden gerekli bilgilerin hiçbir şekilde alınamaması durumunda, İş Takip dosyasına iletişimin kurulamadığı belirtilir.
• -Üreticilerden gelen formlar, üreticinin adıyla bir klasör açılarak Değerlendirme Aşamasındaki Üreticiler klasörüne aktarılır (https://drive.google.com/drive/folders/1i5oU8gbI9E6aA4sD0Vys3iOe6t6kGZnA). Ayni üretici için farklı isimler kullanılmasını önlemek adına, klasör ismi şu şekilde oluşturulur:
• -Marka adı varsa, MARKA ADI - ÜRÜN olarak isimlendirilir. Marka adı olmaması durumunda, ÜRETİCİ ADI SOYADI - ÜRÜN olarak isimlendirilir. (örnek: OTAMA - KOZMETIK; ALEV CAGLAR - AVOKADO).

5) Ürün / Üretici Değerlendirme Süreci

• -Form değerlendirmeleri birim içi konsensus ile yapılır.
• -Form incelemesi sonrası, cevaplarla ilgili sorulması gereken başka sorular varsa (eksik kalan, kuşku uyandıran cevaplar vb.), üretici ile tekrar iletişime geçilir.
• -Kooperatif ilkelerine uygun üretim yapmayan üreticiye, çalışamama nedenlerimiz e-posta ya da telefon yoluyla bildirilir. Bu üreticilerin dosyaları arşivde bulunan İptal Üreticiler klasöründe dosyalanır. (https://drive.google.com/drive/folders/1aN4k65swzh-ThxGiDCAq1-J-QhAEdvF7?usp=sharing)
• -Üretici yasal işletme kaydına sahip olmadığı için etiket basamıyorsa, ilgili mevzuat ve yöntem konusunda bilgilendirilir.
• -Üreticinin işletme kaydı alamadığı bazı istisnai durumlarda kooperatif, ürününe etiket basılması için inisiyatif alabilir. Bu üreticiler aşağıdaki gibidir:
• -kadın üreticiler,
• -örgütlü üretim yapanlar (kooperatifler, dernekler, sendikalar, vakıflar, inisiyatifler, kolektifler vb.),
• -Kadıköy Koop. gibi örgütlü tüketici grupları ile dayanışma gösterenler,
• -dezavantajlı gruplar (KHK, LGBTİ+, güvencesizler, göçmenler, direnişteki gruplar vb.),
• -Bunun dışındaki üreticiler değerlendirme kapsamı dışındadır.
• -Yukarıda sıralanan gruplardan dayanışma amacıyla gönüllülerimiz ve dostları ile birlikte alım yapabiliriz. Bunun için de mutfağa önerilerek kararlaştırılan bu üreticiler arşivde Aktif Üreticiler klasöründe, Dayanışma Alımı Yaptığımız Üreticiler dosyasında arşivlenir. (https://drive.google.com/drive/folders/1xvL0xpVocxXmdqrRYtPYMGi5WxH-V1LU?usp=sharing)
• -Form sürecini tamamlayan üreticiden, ürünü Mutfak'ın onayına sunmadan önce, numune istenir. Gönüllüler temin edilen numuneyi denedikten sonra görüşlerini bildirirler.
• -Numune sürecinden sonra, birim ilk Mutfak toplantısında, üretici, ürünü ve ürünle ilgili bilgilendirmeyi yapar. Ayni zamanda ürün fiyatı, lojistik gibi hususları Mutfak'ın onayına sunar. Mutfak'ın onaylaması halinde, ürün/üretici sorumlusu belirlenir. Birim, bu kişiye üretici ile ilgili bilgileri aktardıktan sonra, üretici ile iletişim ve sipariş süreçleri gönüllü tarafından yürütülür.
• -Ürün/üretici sorumlusu, ilk sipariş miktarını Mutfak'la belirler. Bu noktadan sonra Birim'in üretici ile ilgili (üretim şartları değişmedikçe) sorumluluğu kalmaz.
• -Süreci tamamlanan üreticinin bilgileri, Aktif Üreticiler klasörüne alınır. (https://drive.google.com/drive/folders/1mO9iqAPeHvO0UhiHaMHxQpzdkFi0l3Xl?usp=sharing)
• -Aktif üreticiler üretim şartlarının değişmesi yahut sair sebeplerle pasif konuma gelebilir. Bu durumda üretici bilgi ve ürün formları, takip kolaylığı için ilgili klasörlere aktarılmalıdır.

6) Birim İçi İletişim

• -Birim, ideal olarak haftada 1, aksi halde 2 haftada bir toplanır. Toplanamadığı durumlarda ve gerekli görüldüğü takdirde, görevlerle ilgili işleyiş hakkındaki bilgilendirmeleri, diğer iletişim kanallarını kullanarak yapabilir.
• -Toplantı sonunda oluşturulan toplantı notları, birimin kullandığı e-posta adresi (gida@kadikoykoop.org) ya da gönüllülerin kendi adresi ile mutfak grubuna (kadikoy_koop_mutfak@googlegroups.com) e-posta atılır.
• -Toplantı notları dosyaları YIL- AY- GÜN olarak isimlendirilir. Örnek: 20190129. Drive'da Birim klasörü içindeki Toplantı Notları klasöründe arşivlenir (https://drive.google.com/drive/folders/1FgZArxx0FbY0VrjcWoDTHgahAgcJqsGi).

7) Birim Belleği (Drive)

Birim belleği, drive'dadır. Üretici klasörünün yapısı aşağıdaki gibidir:

• 1_Aktif Üreticiler:
• -Form sürecini tamamlamış ve ürün alınan üretici
• -Beklemeye Alınan Üreticiler: ürün temini geçici olarak durdurulan üretici
• -Dayanışma Alımı Yaptığımız Üreticiler
• 2_Değerlendirme Aşamasındakı Üreticiler: Form sürecindeki üretici
• 3_İptal Üreticiler:
• -Aktif İptal: Koşullarının değişmesi sebebiyle iptal konumuna gelen üretici
• -İptal Aktif: Mevcut durumda şartları sağlamayan ancak sağlaması halinde ürün alınabilecek üretici
• -İptal İptal: Kooperatif ilkelerine katiyen uygun olmayan üretici
• -Ürün ve Üretici listesinde (https://docs.google.com/spreadsheets/d/1oovZGWAkFLFMBuI7lPeyci5Qi31dkNOhEf2kiLeim0g/edit?usp=sharing) iletişim ve ürün bilgileri tutulur.

8) Mutfakla İlişkiler

• -Birim, gönüllülerin üretici ziyaretlerinde bulunmaların için kolaylaştırıcılık sağlar. Gerçekleştirilen ziyaretlere dair izlenimler Üretici Ziyaret Formu'nda (ÜRETİCİ_ZİYARET_FORMU.xlsx) ziyaretçiler tarafından doldurulur ve Birim tarafından klasörlenir (https://drive.google.com/drive/folders/1LLtjOjkXLgkPMyr7osGtPPQCVcDedHsB).
• -Birimin, ürün ve üreticiler ile ilgili kararsız kaldığı konularda, mutfağa gündem önererek bu konuların kooperatif gönüllüleri ile birlikte konuşulmasını ve konsensus ile bir karara bağlanmasını sağlar.
• -Birim, ürün sorumlusunun, sorumlusu olduğu ürünle ilgili süreci bittikten sonra, bir sonraki ürün sorumlusuna aktarmak amacıyla, üretici ile ilgili deneyimlerini ÜRETİCİ AKTARIM FORMLARI'na doldurmasını hatırlatmalıdır (BOŞ FORM Ürün Üretici Sorumluluğu Bilgi ve Aktarım Formu).
• -Birim, her rotasyon döneminde, yeni ürün sorumlusunun, sorumlusu olduğu ürünün bilgi formlarının güncelleştirmesini hatırlatmalıdır.
• -Üretici, ürün sorumlusuna, yeni bir ürünü ile ilgili bilgi vermek istemesi halinde, ürün sorumlusu konuyu doğrudan Gıda Birimi'ne iletmelidir. Söz konusu yeni ürünün tüm süreci Birim tarafından yönetilmelidir.