Etkinlik Yönergesi

Etkinlik Öncesinde Yapılacaklar

• Etkinlik içeriğinin/temasının belirlenmesi
• Etkinlik tipinin belirlenmesi
• Tarih-saat-mekan belirlenmesi
• Konuşmacıların belirlenmesi
• Paydaşların belirlenmesi
• Destekçilerin belirlenmesi
• Malzeme tedariğinin belirlenmesi
• Lojistik organizasyonun yapılması
• Davet listesinin belirlenmesi
• Duyuru metninin belirlenmesi (mail, sosyal medya, afiş vb.)
• Çıktı alınacak malzemelerin belirlenmesi, tasarlanması, basılması
• Afişlerin dost mekanlara mutfak gönüllüleri tarafından dağıtılması
• Etkinlik masasında olacak malzemelerin temin edilmesi
• Tadım malzemelerinin belirlenmesi ve temin edilmesi
• Etkinlik aktivitesi organizasyonun yapılması (müzik, tiyatro, sergi vb.)
• Fotoğraf çekimi organizasyonunun yapılması
• Sosyal medya iletilerinin hazırlanması
• Etkinlik akışının katılımcılar ve mutfak ile paylaşılması

Etkinlik Gününde Yapılacaklar

• Mekanın etkinliğe uygun olarak düzenlenmesi
• Etkinlik masasının düzenlenmesi
• Tadım masasının hazırlanması
• Müzik organizasyonun yapılması
• Fotoğraf çekimi organizasyonunun yapılması (Toplu etkinlik fotoğrafı unutulmasın:)
• Sosyal medya paylaşımlarının yapılması için İletişim Birimi ile koordineli çalışılması (Facebook story, Instagram story, Youtube-Instagram-Facebook canlı, twitter)
• Gönüllü iletişim listesinin paylaşılması
• Kapanış fotoğrafının çekilmesi

Etkinlik Sonrasında Yapılacaklar

• Etkinlik masasında olan malzemelerin kutusuna konularak dükkana bırakılması
• Tadım malzemelerinin dükkana bırakılması
• Tedarik edilen malzemelerin, temin edilen yerlere teslim edilmesi (Çadır, branda, çay-kahve makinası vb.)
• Mekanın teslim alındığı gibi bırakılması
• Sosyal medyada etkinliğe katılanlara teşekkür mesajının paylaşılması
• Gönüllü iletişim listesinin Eğitim ve Örgütlenme Birimi ile paylaşılması
• Etkinlikle ilgili tüm dokümanların (Toplantı notları, değerlendirme raporu, fotoğraflar, video vb) arşivde etkinlik klasörüne yerleştirilmesi

Etkinlik Tipi

Etkinlikler ikiye ayrılır:

• Dış etkinlik:
  • Açık etkinlik: Kamuya açık etkinliklerdir.
  • Kapalı etkinlik: Belli bir gruba yönelik kapalı etkinliklerdir.
• İç etkinlik: Sadece kooperatif katılımcılarına yönelik etkinliklerdir.

Mekan

Etkinliğe uygun olarak mekan belirlenmelidir. Mekana, duyuru yapılmadan önce gidilip yerinde karar verilmelidir. Mekan, etkinliğin içeriğine ve yapısına göre tasarlanmalıdır.

Davet Listesi

Etkinliğe katılacak katılımcılara uygun olarak davetli listesi oluşturulmalıdır:

• Koop üretici listesi
• Kolektifler
• Kooperatifler
• Gıda toplulukları
• Genel iletişim listesi

Duyuru

Etkinlik duyurusu fiziksel ve dijital ortamlarda iki hafta önce yapılmalıdır (en geç bir hafta önce).

Davet Metni

Kurumsal davet metni ve bireysel davet metni hazırlanmalıdır. Davet metinleri etkinliğin amacı doğrultusunda düzenlenecektir.

Afiş Hazırlanması

Örnek etkinlik afişleri için şablonlar kullanılmalıdır. İletişim dili, font vb. belirlenmesi ve örnek şablon dosyasının olması gerekmektedir.

Basılı Malzeme Organizasyonu

Önceki basımlarda fiyat alınan özalit ve matbaa listesi kullanılmalıdır.

Lojistik Organizasyonu

• Masa, sandalye sayısı yeterli değilse destekçi mekanlardan temin edilmelidir.
• Etkinlik dış mekanda yapılacaksa hava durumuna bağlı olarak branda, tente, şemsiye organizasyonu yapılmalıdır.
• Etkinlik mekanında çay ve kahve makinaları yoksa, temin edilebilecek dost mekan ve destekçilerden etkinlik öncesinde temin edilmelidir.

Etkinlik Masası

Etkinliklere gidecek malzemeler bir kutuda dükkanda bulundurulacaktır:

• Masa örtüsü
• Broşür
• Pankart
• Excel boş gönüllü listesi
• Koop Postalarının dijital halinin olduğu linkin olduğu karekod baskılı ayaklı küçük pano
• Bez çanta
• Gönüllüler için kooperatif rozeti
• Makas, tel zımba, delgeç, kalem, kalın bant, ince bant

Tadım Ürünlerinin Belirlenmesi

Tadım yıldönümü etkinliği, dükkan önünde gerçekleşen ve tadım yapılan etkinliklerde yapılır.

Tadım hakkında genel kurallar:

• Satışı yapılmayan ürünler tadım masasında yer almamalıdır.
• Satışı henüz yapılmayan numune ürünler tadım masasında yer almamalıdır.
• Satışının devamlılığı olmayan ürünler tadımda yer almamalıdır.
• Tadım malzemeleri, ürün paketiyle birlikte masada yer almalı, ürün açıklamaları masada hazır bulundurulmalıdır.

Tadımda olabilecek temel ürünler: Çay, ekmek, zeytinyağı, bal, zeytin, salça, pekmez, vb

Ürünlerin tadımda kullanılması süreci:

• Tadımda kullanılacak ürünler Çalışma Grubu tarafından belirlenir.
• Ürüne göre etkinlik günü ya da öncesinde ürün alınır.
• Artan ürünler dükkana geri getirilir.
• Tadımda kullanılan ürünler fire olarak gösterilir.
• Kasa defteri ve Pirot'ta etkinlik detayları ile birlikte not edilir.

Tadımda kullanılacak diğer ürünler temini:

Tabak, kaşık, çatal, bıçak, kesme tahtası, makas, kase dükkandan temin edilir. Bu ürünlerin yeterli olmadığı durumlarda, Mutfak ekibinden destek istenir. Katılımcıların çatal, bardak gibi kişisel eşyalarını yanlarında getirmeleri beklenir ve sosyal medyada duyurusu etkinlik duyurusu ile birlikte yapılır.

Sosyal Medya Duyuruları

Çalışma Grubu, sosyal medya duyurularını hazırladıktan sonra İletişim Birimi ile koordineli çalışacaktır. Duyurular, etkinlik öncesi, esnasında ve sonrasında olmak üzere üç hareket planı ile planlamalıdır.

Etkinlik Organizasyonu Kuralları

• Etkinlik öncesinde, Çalışma Grubu, Mutfak gönüllülerine yardım çağrısını etkinlikten en az 2 gün önce yapmalıdır.
• Çalışma Grubu, etkinlik günü etkinlikten en az 1 saat öncesinde mekanda hazır olmalıdır.
• Genel etkinlik takvimini Örgütlenme Birimi oluşturur ve takibini yapar.

Örgütlenme Biriminin Önerileri

• Etkinlikler için taşınacak malzemelerin kutu halinde dükkanda muhafaza edilmesi
• Etkinliklerde sık kullanılan malzemelerin satın almasının yapılması: Çay-kahve makinası, üçlü ve altılı priz
• Duyuru malzemelerinin basılması: Masa üstü ayaklı küçük panolar (Koop postası ve Gönüllü Olmak İster misiniz?) rozet vb.
• 100 x 30 cm pankart

Hazırlanacak Dosyalar

• Dost mekanlar listesi
• Kurumsal davet listesi (Odalar, kooperatifler, sendikalar, vs)
• Kooperatifler listesi
• Alternatif gıda ağları listesi
• Kurumsal davet metni
• Bireysel davet metni
• Özalit ve matbaa listesi
• Kooperatif dostlar listesi (müzik, video, fotoğraf çekimi, vs)
• Destekçi listesi (Çay makinesi, kahve makinesi, sandalye, masa, tente, vs)
• Örnek etkinlik afişleri