Eğitim ve Araştırma Birimi Yönergesi
Birimin Yapısı
- Birimin aktif işleyebilmesi için en az 4 kişinin birimde olması önerilir.
- İş bölümü biçimleri değişse de, işler rotasyon sistemiyle sürdürülür.
- Birimden ayrılacak gönüllüler, birime yeni katılan gönüllülere süreç ve işleyişle ilgili aktarım yapmakla yükümlüdür. Bu aktarım süreci şartlara göre değişken olabilmekle beraber optimum iki ay olarak önerilir.
Birimin Görevleri
Eğitim Toplantısı Düzenleme
- Her ay bir defa, kooperatifte gönüllü olmak isteyenler için kooperatif ilkeleri ve işleyişinin detaylı aktarımının yapıldığı eğitim toplantısı düzenlenir.
- O ayın KKKA etkinliğinin ardından yakın bir tarihe denk gelecek şekilde, birimdeki gönüllülerin uygunluğuna göre bir tarih ve saat belirlenir. Hafta içi günlerde saatin 20:00 olarak belirlenmesi önerilir.
- Toplantı için o tarihlerde uygun bir mekan belirlenir, ayarlanır. Projeksiyon olması sunum yapabilmek açısından tercih sebebi olabilir ancak mutlak şart değildir.
- Her ayın KKKA etkinliği sonrasında, KKKA katılımcılarının iletişim bilgileri Örgütlenme Biriminden alınıp birim drive klasöründe bulunan eğitim iletişim listesine eklenir. Toplantıdan en az üç gün önce, listeye yeni eklenen kişilerle, bir önceki ay eklenen ancak eğitime katılmayan kişilere toplantının ayrıntılarıyla ilgili bilgilendirme maili atılır. Mailin ekine Kadıköy Kooperatifi El Kitapçığı eklenir. İhtiyaç olduğu takdirde birimdekiler tarafından sms ile de ayrıca bilgilendirme yapılır.
- Fiziksel toplantı yapma şartlarının bulunmadığı olağan dışı durumlarda, uzaktan toplantı uygulamaları (Skype, Zoom, Jitsi vb.) kullanılarak eğitim toplantısı gerçekleştirilebilir. Bunun için, Örgütlenme Biriminin bilgilerini ilettiği katılımcılarla iletişime geçilerek eğitime katılıp katılmayacakları teyit edilir. Eğitime katılacağını teyit eden katılımcılarla toplantı linki paylaşılır. Toplantı öncesinde, birim gönüllüleri sunumun bölümlerini paylaşır ve aktarım bu şekilde gerçekleşir.
- Toplantı, kısa tanışmanın ardından birimin yapacağı sunum ve ardından soru-cevap şeklinde yürütülür. Sorulara daha etkin ve geniş cevap vermek adına toplantıda birimden en az iki kişi bulunur.
- Toplantıdaki sunum ve aktarımların ardından katılımcılar sıradaki ilk mutfak toplantısına davet edilir.
Yeni Gönüllü Adaptasyon Süreci
- Kooperatife katılmış yeni gönüllülerin adaptasyon sürecini kolaylaştırmak için gerekli dökümanlar hazırlar.
- Kooperatif driveında yer alan yönergeler, alınmış kararlar ve işleyişle ilgili süreçlerin derlendiği yeni gönüllü katılım dosyası bunun için hazırlanmıştır ve mutfaktaki değişim ve gelişimlere göre birim tarafından güncellenir.
- Bu dosya yeni gönüllüye desteği kolaylaştırmak üzere eşlikçiler tarafından da kullanılabilir.
Birlikte Öğrenme Modeli
- Kooperatif içinde ve dışında 'birlikte öğrenme modeli'nin geliştirilmesi ve uygulanmasına ön ayak ya da destek olur.
- Birlikte Öğrenme Modeli'ni içindeki çalışmaları, önerileri gerektikçe revize eder ve uygulanması için gerekli adımları başlatır ya da takip eder.
Etkinlik Düzenleme
- Gerektiğinde Kooperatif içinde veya dışında atölye, panel, çalıştay, atölye, film gösterimi vb. etkinlikler düzenler.
- Dış gündemin getirdiklerine, mutfağın ihtiyacı ya da talebine göre belirlenen konularla ilgili etkinlikler düzenlenir. Konu önceliği birim değil mutfak tarafından belirlenir.
- Düzenlenen etkinlikler için program oluşturma, mekan ayarlama, davet metni, afiş hazırlığı gibi işleri iletişim birimi desteğiyle eğitim birimi yürütür.
- Bazı etkinliklerin sonunda birim tarafından rapor hazırlanır. Mutfağa ve gerekiyorsa iletişim birimi desteğiyle kooperatif dışındakilerle rapor paylaşılır.
Doküman Güncelleme
- Kooperatife dair yazılı dokümanların güncel kalması için içerik takibini yapar ve gerektiğinde yeni dokümanlar oluşturur.
- Eğitime katılacaklara ve kooperatife gelen röportaj, görüşme, ödev taleplerine yanıt olarak gönderilen 'Kadıköy Kooperatifi El Kitapçığı' ve 'Sık Sorulan Sorular' dökümanları, kooperatifteki gelişim ve değişimlere göre birim tarafından güncellenir. Bunun için gerektiğinde ilgili birimlerden (İletişim, Koordinasyon) destek ya da görüş alır.
Öğrenimi Kolaylaştırıcı Materyaller
- Kooperatif içinde veya dışında öğrenimi kolaylaştırıcı materyaller hazırlar.
- Üretici sorumlarının desteğiyle, dükkanda ürünlerin ve üreticilerin tanınmasına dair kartlar oluşturur.
- Yeni üretici ve ürünlerin takibini yaparak kartların güncel kalmasını sağlar.
- Yeni hazırlanan kartları, kooperatifin web sitesine konulması için ilgili birime (Teknik Koordinasyon? İletişim?) iletir.
Birim İçi İş Bölümü Önerisi
- İş bölümü, birim gönüllülerinin sayısı ve dinamiklerine göre değişkenlik gösterebilir.
- Her ay rutin olan işlerin bir aylık rotasyonla yapılması önerilir.
- Rutin olmayan etkinlik düzenleme, materyal hazırlama-güncelleme gibi işlerde, işlerin mümkün olduğunca eşit bölüşülerek tamamlanması önerilir.
- Birimin kooperatife daha sağlıklı katkı sağlayabilmesi ve işlerin sağlıklı yürüyebilmesi açısından ayda bir toplantı yapılması önerilir.
Birim İletişim Araç ve Usulü
Birim kooperatif içi veya dışı gerekli iletişimlerini, e-posta yoluyla sürdürür. Birimin e-mail adresi ve kullandığı web sitesi linki aşağıdadır.
Webmail: http://www.kadikoykoop.org:2095/
Mail adresi: egitim@kadikoykoop.org
*Şifre bilgileri, yalnızca birim gönüllüleriyle paylaşılır.
**E-posta ile ilgili teknik bir sıkıntı yaşanması durumunda, birimdeki bir kişinin bireysel hesabından 'Eğitim ve Araştırma Birimi Adına..' diyerek gerekli mail paylaşılabilir.
- Birim, eğitim toplantılarında yaşanabilecek acil durum ihtimalini düşünerek, o eğitime katılacak bir gönüllünün telefon numarasını eğitime katılacak kişilerle paylaşabilir.
- Birimin whatsapp emojisi ?
- Birim içinde iletişim whatsapp grubundan ve gerektiğinde mail üzerinden yapılır.
- Örgütlenme birimi ile iletişim gerektiren işler için iki birimin ortak whatsapp grubu üzerinden çalışma yürütülür. Tüm birim üyeleri bu ortak gruba da üye olur.