Dükkan Yönergesi

1- Dükkan düzeni ve sosyal etkileşim

Her nöbetçi;

• ●Fırsat buldukça ortalığı toparlar, yere dökülenleri süpürür ve temiz bir görüntü sağlamaya çalışır,
• ●Dükkandan çıkmadan önce mutfakta kirli bulaşık bırakmadığından emin olur,
• ●Çöp dolduysa boşaltır ve çöpe yeni çöp poşeti koyar,
• ●Güneş durumuna göre perdeleri ayarlar ve dükkanın kapalı görünmesine neden olacak perdeler açık tutulur.
• ●Işık durumuna göre aydınlatmayı düzenler.
• ●Bir sonraki nöbetçiye, nöbetinin bitmesine en az bir saat kala, dükkanda ihtiyaç duyulan malzeme veya bozuk para konusunda bilgi vererek yardım ister,
• ●Dükkanda azalan veya biten ürünlerle ilgili ürün sorumlularına bilgi verir. Ürünlerle ilgili gelen sorular ürün sorumlularına yönlendirilir,
• ●Kooperatif broşürünün her zaman el altında ve gelenlerin kolayca görüp alabileceği bir yerde bulunması sağlar,
• ●Bilgi almak isteyenlerin isimlerini ve e-posta adreslerini yazdıkları liste kolayca görünüp yazılabilir bir yerde tutulur (Bu konuda daha sonra kişisel verilerin korunması gereğince ayrı bir düzenleme yapılacak). Bu liste doldukça yenisi ile değiştirilir, fotoğrafı iletişim birimine iletilir, kendisi iletişim biriminin alması için çekmeceye kaldırılır.

Nöbetçi aynı zamanda;

• ●Nöbet süresi boyunca kooperatifin örgütlenme sorumlusu olduğundan gelecek her türlü soruya ve çağrıya olabildiğince kapsamlı ve açıklayıcı yanıtlar verir; kişileri kooperatifte gönüllüsü olarak çalışmaya davet eder.
• ●Resmi bir temsilci sıfatında bulunduğundan olası resmi bir işlem, denetim, raporlama durumunda Yönetim Kurulu üyelerine bilgi vererek işlemlerin sağlıklı yürütülmesini ve gerekiyorsa YK aracılığıyla mali müşavirin yardımcı olmasını sağlamaya çalışır. Gönüllülerin de dükkanda satış yapabileceğine dair genel kurulda alınmış ve karar defterine işlenmiş bir karar var. Bu nedenle telaşa gerek yok. Ancak resmi bir işlem için gerekirse ve o sıradaki nöbetçi kooperatif ortağı değilse mutfağa bilgi vererek en yakındaki ortağın dükkana gelmesini isteyebilir.

Dükkan sosyal bir mekan olduğundan nöbetçi dükkanda yürütülen faaliyetler konusunda bilgili olmalıdır. Örneğin kedilerle dayanışma, kitap satışı, Köstebek ürün dağıtımı gibi konularda nöbetçinin bilgi sahibi olması beklenir.

2- Nöbet defterinin tutulması hakkında:

3- Satışların işlenmesi

Satışı yapılan ürünler Pirot'ta satışlar sekmesinden yeni satış düğmesine basılarak kaydedilmeye başlanır. Bazı ürünler hazır paket olarak tanımlanmıştır. Bu bilgi ürün isimlerinde belirtilmiştir. Buna göre miktarların doğru girilmesi gereklidir. Örneğin "Pirinç - 1kg - Ayhan Kaleli" ürünün 1 kg'lık paketler halinde satıldığı anlamına gelir. Bu durumda pirinç satıldığında 1 adet yazılması gereklidir. Eğer tartılarak satılan bir ürün ise "Peynir - Eski Kaşar - Gr - .." bu durumda ürünün tartılıp, kilo hesabı yapılarak Pirot'a işlenmesi gerekir. Bu durumda miktar bölümüne gram olarak ağırlık girilmeli, hesap da elle yapılarak tutar bölümüne fiyatı girilmelidir.

Satışlar için satış fişi verilecekse tüm ürünler girildikten sonra Kaydet butonuna basılarak satış kaydedilmelidir. Eğer satış fişi kesilmeyecekse "Ortağa satış" kutucuğu işaretlenerek kaydedilmelidir. Bu tür satışlar için ay sonunda mali birim tarafından ortaklara fatura düzenlenecektir. Kaydetme sırasında acele edilmemeli, ekranın düzgünce güncellenmesi beklenmelidir. Aksi halde bazı satışlar kaydedilmeyebilir.

Eğer satılan ürün sayısı 6 kalemden fazla ise ilk altı kalem girildikten sonra satış kaydedilmeli ve satışların listelendiği ekrandan o satışa tekrar girilerek yeni açılan satırlara diğer kalemler girilmelidir.

Eğer satış sırasında bir yanlışlık olduysa yine satışların listelendiği ekrandan satış işlemine girilerek düzeltmeler yapılabilir. Ürün veya miktar değiştirilebilir ya da satır silinebilir.

Satış sırasında ürün listede çıkmıyorsa muhtemelen ürün dükkanda olmasına rağmen stoklarda bitmiş görünüyordur. Böyle bir durumda stok düzeltme yapması için mali birimden yardım istenmelidir.

4- Satış fişi yazılması

Pos cihazı ekranındaki 3 noktaya peşpeşe basılarak ekran etkinleştirilir. Satışı yapılan ürünlere ilişkin KDV oranlarına göre pirotta, satış kaydının en altında satış miktarları listelenecektir. Buradaki miktarlar sıra ile yazılıp ardından KDV tipi olan K1, K2, K3, K4 işaretleri yazar kasa üzerinden seçilmelidir (bir fiyat bir KDV tipi şeklinde sırayla girilmelidir). Tüm miktar ve KDV tipleri girildiğinde "Enter" butonuna basılarak fiş yazılır. Yazılan fiş sakince yandan çekilip koparılarak verilmelidir. Verilemeyen fişler bir karışıklığa yol açmamak için nöbet boyunca uygun bir yerde veya defter arasında biriktirilmelidir. Zira başka birisine fiş verilebilir veya kişi geri gelip "benim fişim nerede?" diyebilir, olmaz olmaz dememek lazım.:)

Yazarkasanın kullandığı fiş ruloları çekmecede saklanmalı ve gerektiğinde değiştirilebilmelidir. Değiştirmek için yazarkasadan kağıdın çıktığı yerdeki kapak yukarı doğru kaldırılmalı, rulo açılıp yuvay yerleştirilmeli ve kağıdın temiz yüzü size bakacak biçimde çıkarılarak kapak kapatılmalıdır. Çekmecedeki rulo sayısı ikiye düştüğünde bir sonraki nöbetçiden 56x16 ölçüsünde rulo alması istenir. Bu rulolar kırtasiyelerde bulunabilir. Yoksa fiş verilemez ve kredi kartı kullanılamaz ve Kadıköylülerin toplayıp kredi kartı yok diye almadan masaya bıraktıkları malzemeleri yerine yerleştirmekle geçer nöbetiniz...

5- Z raporu

Her akşam saat 21 sularında yazarkasa (namı diğer POS cihazı tüm bezginliğiyle otomatik olarak Z raporu üretir. Bu rapor alınarak Z raporu kutusuna tarih ve fiş numarası sırasına göre konulur. Z raporlarının fiş numaraları birbirini takip etmeli ve ay sonunda eksik bir fiş olmamalıdır. Eğer kağıt bitmesi, elektrik kesintisi gibi nedenlerle Z raporu çıkmadıysa yazarkasanın F butonuna basılır, şifre "0000" olarak girilir, raporlar bölümüne girilir ve Z raporu seçilerek bastırılır. Bu sırada Theodorakis'ten Z şarkısı çalınmalıdır, yoksa rapor yanlış çıkar! :)

6- Kargoların teslim alınması

Ürünleri getiren kargocular aceleyle paketleri bırakıp kaçma eğiliminde olur. Bu durumlarda kargoyu kontrol etmek için aceleye mahal olmadığını beklemesi gerektiğini belirtiriz. Aynı biçimde bekleyen müşteri varsa, kargoyu almak gerektiğini belirterek izin istemek hoş olur. Gelen kargonun alıcısının "S.S. Kadıköy Tüketim Kooperatifi" olduğundan emin olmak çok önemlidir zira kooperatifler arası karışıklıklar sıklıkla yaşanmaktadır. Alıcısı başka olan kargo paketlerini teslim almayıp, nedenini açıklayarak iade ederiz. Kargocu yükten kurtulmak için paketi verip kaçmaya çalışacaktır. Sonra halletmek çok sancılı olduğundan yanlış olduğunu bildiğimiz işlere engel oluruz. Ayrıca yeni sistem gereği kargo faturaları elektronik olarak yollanabiliyor. Böyle bir durumda hem mali birime hem de ürün sorumlusuna kargo faturasının mail ile yollanacağının bilgisi verilmeli. Kuryeye de mali birimin mail adresi verilmeli (mali@kadikoykoop.org). Gelen ürün miktarının teslim fişinde belirtilen miktarda olduğundan emin oluruz. Bunun için sipariş formuna bakmak gerekebilir. Kargo ile birlikte ürünün ve/veya kargo hizmetinin faturası olup olmadığını sorar ve varsa teslim alırız. Ürün faturası paketlerin içinde olabilir. Ürün fiyatının hesaplanabilmesi için ürün ve kargo faturasının veya miktarının kesin olarak bilinmesi gereklidir. Bu bilgileri faturaların fotoğrafları ile birlikte mali birime bildirilir.

Kargo teslim alındıktan sonra ilgili ürün veya üreticiye ilişkin ürün-üretici sorumlusunun oluşturduğu sipariş formunun alt bölümünde yer alan teslim alınan miktarlar, faturadaki fiyatlar ve kargo ücretleri sipariş formuna yazılır. Nöbetçi ürün sorumlusu ile haberleşerek sipariş formunun eksiksiz olarak durdurulmasını sağlar. Sipariş formu gerekli bilgilerle güncellendikten sonra, ürün ve kargo faturası fotoğrafları ile birlikte Mali Birime bilgi verilerek fiyat hesaplanması istenir.

7- Ürünlerin yerleştirilmesi

Ürünler geldiğinde fiyatları henüz hesaplanmadığı için satışa hazır değildir. Bu nedenle paketleri açmak yerine, tüketicilerin kolayca ulaşamayacağı hatta mümkünse göremeyecekleri biçimde istifleriz ve mali birimden haber bekleriz. Aksi takdirde son derece ısrarcı tüketicilerin yıldırıcı kötücül enerjileri yaşama sevincimizi yok eder ve kendimize gelip yeniden insancıl tavırlar sergilememiz 3 asır sürebilir. Hakkaten bak...

Fiyatları hesaplanmış ve satılabilir duruma gelen ürünler, stok girişi yapıldıktan sonra paketlerinden çıkarılarak raflara yerleştirilmelidir. Fiyat hesabı yapılmadan asla stok girilmez. Stok girişi yapılırken ürün adı ve ambalaj şekline dikkat edilir. Bazı üreticiler aynı ürüne ait farklı ambalajlar yapabilir. Örneğin arpa şehriye bir sefer 400 gram bir sefer 500 gramlık paketlerde gelebiliyor. Stok girişi yapılırken ürünün ambalaj şekline göre doğru miktar girilmelidir. Gelen ürün Nohut-3 kg-Ovacık Koop. ve faturasında da 120 kg yazıyorsa, ürünün satış şekli 3 kg'lık paket olduğundan 40 adet stok girişi yapılır. Eğer 120 kg diye stok girilirse bu pirotta 120 adet 3 kg'lık paket olarak değerlendirilecek ve 360 kg nohut kaydedilecektir ki, çok fena olur…

Aynı ürünler farklı raflara değil, olabildiğince aynı raf bölgesine yerleştirilmelidir. Eğer başka raflara koymak zorunda isek her rafa, ürüne ilişkin bir etiket koymak gereklidir. Kooperatif organik ürün arayışında olmasa da bazı ürünler organik sertifikasına sahiptir ve Tarım Bakanlığının yönergesi nedeniyle organik ve organik olmayan ürünler farklı raflarda sergilenmelidir. Raflarda akmış, ambalajı delinmiş ürün bulundurulmamalı ve raflar temiz tutulmalıdır. Eksilen ürünler depolandıkları paketlerden çıkarılarak rafların dolu görünmesi sağlanmalıdır. Vakit oldukça mercimek ve benzeri topluca alınan ürünler paketlenmeli ve raflara yerleştirilmelidir.

Gıda ürünler, ve gıda dışı ürünler aynı raflarda birlikte bulunmaz. Gıda dışı ürünler kendilerine ayrılan rafta sergilenmelidir. SIcak su borularının geçtiği yerlere gıda ürünler konulmamalıdır. Eğer raflarda yer yoksa ürünler yerden en az 15 santimetre yüksekte duracak biçimde konulmalıdır.

Nöbetçiler düzenli olarak raflarda bulunan etiketleri kontrol eder, eskiyen ve okunamaz hale gelenleri değiştirir. Pirot ile etiketteki fiyatları karşılaştırır ve olası hataları önlemeye çalışır. Ürünlere dair gerekli açıklamaların uygun biçimde sergilendiğinden emin olur. Tüketiciler her konuda pek çok soru sorabilir ve bu soruların yanıtları bu kartlarda yer alır.

8- Ürünlerin raflardan kaldırılması

Herhangi bir nedenle zarar gören, bozulan veya satılamayacak duruma gelen ürünler raflardan veya tüketicilerin erişebileceği yerlerden kaldırılır. Bunların miktarı ve durumu konusunda mutfağa ve mali birime bilgi verilir. Mali birim fire gireceğini belirttikten sonra bu ürünler mutfak tarafından tüketilebilir veya nöbetçi tarafından atılır. Fire girişini pirota sadece mali birim yapar. Aynı şekilde dükkanda satışı olan bir ürün dükkan için masraf olarak kullanılacak ise ( örneğin çay ) yine mali birime ürün adı ve adedi bilgi verilir. Masraf girişini pirota sadece mali birim yapar. Önemli olan dükkanda bozulmuş ürün bulundurmamak ve gelenlerde olumsuz bir izlenim bırakmamak ve kayıtların gerçeklerle örtüşmesini sağlamaktır.

Bazı durumlarda ürünlerin ambalajları zarar görebilir. Bu tür ürünler raflardan alınıp mutfak dolabına kaldırılır. Bunların elde kalmaması için ve standart ürün ile aralarında fark olmadığından bunları gönüllülerin alması sağlanır.

9- Örnek olarak gönderilen ürünler, mutfağın kullandığı ürünler

Ürün üretici birimi bazı ürünleri onaylamadan önce bunlardan belirli miktarlarda örnek ister ve bu örnekler dükkanda ayrı bir bölmede tutulur. Bu ürünler satılan ürünlerle karıştırılmaz. Ayrıca mutfak üyeleri kendileri için bazı ürünleri getirebilirler. Bu ürünler de tüketicilere gösterilmez ve onların erişebileceği yerlerde bulundurulmaz. Mutfak gönüllülerinin kendileri için sipariş ettiği ürünleri en geç 3 gün içerisinde dükkândan almalıdır. Eğer bu süre elde olmayan koşullar sebebiyle uzatılmak durumunda kalacaksa gönüllü bunu mutfağa bildirmeli ve kendisi yerine bir başkasının ürünü almasını sağlamalıdır.

Dayanışma çerçevesinde dükkanı dağıtım yapmak için kullanan kişi ve grupların ürünleri mutfakta, ziyaretçilerin erişemeyeceği bölümlerde bulunur. Dağıtım işlemi sırasında ilgili gruptan bir temsilci dükkanda bulunmalı ve işlemleri yürütmelidir. Eğer herhangi bir nedenle ürünlerin dükkanda kalması gerekirse, mutfakta ziyaretçilerin erişemeyeceği biçimde saklanmalı ve miktar da buna uygun olmalıdır. Çok miktarda ürün açıkta hiçbir zaman bırakılmaz. Dayanışma çerçevesinde belirlenen süre geçtiğinde ürünlerin dükkanda bırakılamayacağı ilgili kişi ve gruplara en baştan belirtilir. Bu nedenle süresi geçen ürünler mutfak tarafından uygun biçimde değerlendirilir.

10- Son nöbetçinin dramatik öyküsü

Akşam çıkan nöbetçi ışıkları söndürür. Bilgisayarı kapatır. Bilgisayarın adaptörünü fişten çıkarır. Dolapların ışıklarını kapatır. Isıtıcıyı kapatır. Çaydanlığı kapatır ve temizler. Her durumda çöpü boşaltır ve yeni çöp poşeti koyar. Ellerini yıkar, gözyaşlarını siler ve kah bir kadeh içmeye gider, kah eve döner… :)))