Belge Takip ve Arşiv Birimi Çalışma Yönergesi
16.01.2020
Belge Takip ve Arşiv Birimi kooperatifle ilgili kazanılan bilgi birikiminin sistematik şekilde muhafaza edilmesi, bu birikimin aktarılması ve kooperatifi ilgilendiren tüm belgelerin mutfak gönüllüleri tarafından ulaşılabilecek şekilde depolanmasından sorumludur.
Bahsedilen arşiv kdkkoop.belge@gmail.com hesabı üzerinden kontrol edilmektedir. Söz konusu arşiv Google'ın sunduğu bulut depolama sistemi olan Google Drive'da tutulmaktadır. Google drive dosyalara eşzamanlı erişim ve dosya düzenleme seçeneği sunmaktadır. Kadıköy Kooperatifi Arşivi'nin teknik olarak sahibi kdkkoop.belge@gmail.com hesabı olarak gözükmektedir.
kdkkoop.belge@gmail.com hesabı aynı zamanda kdkkoop@gmail.com hesabına ikinci e-posta adresi olarak tanımlandığından, güvenlikle ilgili nadiren bildirim gelmekte ve diğer hesaba erişim sorunu yaşandığında konuyla ilgili destek vermektedir.
Dijital Arşivin Yönetiminde Dikkat Edilecek Noktalar
- Arşive eklenen her dosyanın isminin (dosyanın ekranın üst kısmındaki arama kısmından da rahatlıkla bulunabilmesi için) tarih (YYYYAAGG) ve içerik bilgisi (Toplantı notu, Kira Ödemesi, Vergi Levhası vb.) içerecek şekilde oluşturulması gereklidir.
- Arşive eklenecek her belgenin uygun dizin hiyerarşisinde olduğuna emin olunmalıdır.
- Arşivin yedeklenmesi düzenli olarak yapılmalıdır. Google servislerine erişimde sorun yaşanması ihtimaline karşılık bu işlem yapılmalıdır.
- Tüm arşivin tek seferde indirilmesi hem çok uzun sürmektedir hem de parça parça inen sıkıştırılmış dosyaların (her biri 2 GB civarında -azami sınır- oluyor) birleştirilerek açılması ya da açıldıktan sonra birleştirilmesi çok zor oluyor.
- Yedekleme işinin dizinler halinde, elle ve sırayla yapılması çok daha sağlıklıdır. Mesela önce "Çalışma Birimleri", ardından "Toplantı Notları" vb.
- Yedekleme işleminin ayda bir yapılması önerilir.
- Arşivde sık değişen sipariş formu ya da kişilerin oluşturduğu geçici belgelerin haricindeki tüm belgelerin sahipliğinin arşiv hesabında olması gerekmektedir.
- Arşive konulacak her belgenin önce arşiv birimine iletilmesi sonrasında da arşiv biriminin bu belgeyi uygun dizine koyması verimli bir yöntem olmadığından kişilerin yüklediği belgelerin sahipliklerini arşiv birimine aktarmaları gerekmektedir. Yalnızca google belgelerin (Google Sheets, Google Docs vb.) sahiplikleri aktarılabildiğinden diğer belgelerin arşiv birimi sorumlusu tarafından kopyalanarak tekrar oluşturulması ve eskisinin silinmesi gerekmektedir.
- Arşivdeki hangi dosyanın kime ait olduğunu bulabilmek için kullanılabilecek bir uygulama var, adı WhoHasAccess.com: User Management for Google Drive - Analyze, Discover, Revoke. Bu uygulamanın çalışması için yetki vermek gerekiyor ve işlem biraz uzun sürüyor ancak sonunda ayrıntılı bir rapor sunuyor.
- Kişilerin de arada (3 ayda 1 gibi) arşivde hangi dosyaların kendilerine ait olduğunu taraması gerekiyor.
Haftalık İşler
Haftalık Toplantı Notlarının Arşivlenmesi
Mutfak ve teorik perşembe toplantı notlarının, şablona uygunluğu kontrol alınır. Varsa, notlara dair düzeltmeler yapılır. Şimdiye kadar kullanılan dosya isimlendirme formatı şu şekildedir: YılAyGün-Dosyanın İçeriğini Belirtir İsim formatında aralarında noktalama veya boşluk kullanılmadan, ör:20190127 - Mutfak ToplantıNotları. Arşivleme sırasında mevcut isimlendirmeye sadık kalınarak toplantı notları PDF formatında Toplantı Notları klasöründe arşivlenir.
Dikkat edilecek hususlar: dosyanın isimlendirilmesi, notların mevcut şablona uygunluğu, dosyanın formatı (pdf veya doc), dosyanın üst klasörünün içeriğe uygunluğu.
E-posta Grubunda Paylaşılan Çeşitli Belgelerin Arşivlenmesi
Görüşme notları, basında çıkanlar, bir konu özelinde yapılmış araştırma notları gibi belgeler grupla paylaşılırken arşiv hesabına genelde yönlendirme yapılmıyor. İlgili belgede tarih, başlık vb. bilgiler yok ise bunlar belgenin içine eklenerek ilgili yerde arşivlenir. Genel olarak yazışmalarda (Whatsaap, e-posta grubu vb.) paylaşılan her belgenin arşivlenme niteliği olup olmadığı değerlendirilmelidir.
Ürün Faturalarının Arşivlenmesi
Ürün faturaları takip edilmesi önemli yasal belgelerden olduğundan bir süre mali birim tarafından arşivlemiştir. Ancak birimin iş yoğunluğu sebebiyle artık bu işi arşiv birimi yapmaktadır. Eksik kalan faturalar dikkate alınmadan bugünden itibaren arşivleme yapılmalıdır.
Aylık Düzende Yapılan İşler
Birim Klasörlerinin Kontrol Edilmesi
Klasörler düzen ve içerik bakımından kontrol edilerek, eksik veya yanlış klasörleme tespit edilirse birimden bilgi talep edilir. Birim toplantı notlarının arşive yüklenmesi birim sorumluluğundadır, ancak birim toplantı notları grupla paylaşıldığında arşiv birimi dosyanın arşivlenip arşivlenmediğini kontrol ederek takip sürecini kolaylaştırabilir ve gerekliyse birime hatırlatma yapar.
Kira Ödemesi Dekontlarının Arşivlenmesi
Kira ve dükkan için apartmana ödenen masraflar (aidat, yakıt vb.) takipte zorluk yaratması sebebiyle diğer ödeme dekontlarından farklı olarak hâlâ ayrıca arşivlenmektedir.
Vergi Tahakkuk, Beyanname ve Ödeme Dekontlarının Arşivlenmesi
Vergi tahakkuk ve beyannameleri yalnızca yönetim kurulu üyelerine iletildiğinden ortak erişim alanında bulundurulması açısından arşivlenmektedir. Üç farklı vergi için ayrı dizinler mevcuttur: KDV, Muhtasar (Stopaj), Kurumlar Geçici Vergisi.
Ayrıca ödenen vergiler tablosunun YK tarafından güncellendiği teyit edilmelidir.
Mali Müşavirle İlgili Belgeler
Mali müşavire yapılan aylık ödemeler, mali müşavirle yapılan yıllık sözleşmeler vb. tüm resmi evrağın da arşivlenmesi gerekmektedir.
Dükkan ve Bazı Diğer Klasörlerde Yeni Aya Ait Boş Klasör Oluşturulması
Sipariş formları, toplantı notları gibi klasörler.
Çalıştay ve Pazar Toplantılarına Ait Notların ve Görsellerin Arşivlenmesi
Toplantı notlarının, şablona uygunluğu kontrol edilir. Varsa, notlara dair düzeltmeler alınır. Şimdiye kadar kullanılan dosya isimlendirme formatı şu şekildedir: (YılAyGün-Dosyanın İçeriğini Belirtir İsim formatında aralarında noktalama veya boşluk kullanılmadan ör:20190127 - 19. Çalıştay Notları) Arşivleme sırasında mevcut isimlendirmeye sadık kalınarak toplantı notları word ve PDF formatında Toplantı Notları klasöründe ilgili yerde varsa fotoğraflarla birlikte arşivlenir.
Dikkat edilecek hususlar: dosyanın isimlendirilmesi, notların mevcut şablona uygunluğu, dosyanın formatı (pdf veya doc), dosyanın üst klasörü
Dönemsel İşler
Yetki Düzenlemesi
Arşivin, tüm mutfak üyelerinin erişebileceği şeffaf bir yapı olması esas alınmıştır. Bu doğrultuda tüm arşiv mutfak gönüllülerinin görüntülemesine açıktır. Bununla genel olarak düzenleme yetkisi birim çalışanları veya ilgili sorumlulardadır.
Arşive erişim en temelde arşiv bağlantısının mutfak google grubuyla "salt görüntüleme" izni olacak şekilde paylaşılarak sağlanmıştır. Ortak erişimde ve düzenlemeye açık olması gereken belgeler ise erişim izni talebi geldikçe, uygunsa teker teker "düzenlemeye açık" şekilde güncellenmektedir.
Google grupların teknik kısıtlılığı sebebiyle mutfak e-posta grubundan zaman içerisinde ayrılanların erişim izinlerinin devam ettiğini kabul ederek çok sayıda ayrılan olduğunda, nadiren de olsa arşive tanımlanmış tüm izinlerin ayrı ayrı iptal edilmesi ve tekrar mutfak grubu için "salt görüntüleme" olarak yeniden izin tanımlanması gerekmektedir.
Rotasyon Sonrası Birim Klasörlerine Erişim İzinlerinin Düzenlenmesi
Her rotasyon sonrası birim çalışanları değişebileceğinden, birim üyelerine çalıştıkları birimler içerisinde tanımlanan düzenleme yetkileri güncellenmelidir.
Dikkat edilecek hususlar: Mali Birim'in hem Çalışma Birimleri klasörü içerisinde hem de Mali Konular ana klasöründe düzenleme yetkisi olmalıdır. Yönetim Kurulunun da hem Yönetim Kurulu hem de Mali Konular klasöründe düzenleme yetkisi olmaldır. (Ödemelerin yapılması ve ilgili tablolara işlenebilmesi yönetim kurulunun sorumluluğunda olduğundan)
Çalışmaya Yeni Katılanlara Arşivle İlgili Bilgilendirme E-postası Gönderilmesi
Google grupların teknik kısıtlılığı sebebiyle mutfak e-posta grubuna yeni katılanlar arşivi kendi drive'larında doğrudan görüntüleyememekte ve arşivle ilgili otomatik bir bildirim almamaktadır. Bu sebeple mutfağa yeni katılan kişilere bilgilendirme yapılmaktadır.
Mutfak grubuna yeni katılmış kişilerin isim ve e-posta adresleri Koordinasyon Biriminin trello'yla ilgilenen sorumlusu tarafından kdkkoop.belge@gmail.com hesabına e-postayla gönderilir.
İdealde, yeni katılan arkadaşlara arşivle ilgili bilgi verilmesi ve arşivin kabaca tanıtılması işi eşlikçilerin sorumluluğundadır. Bununla birlikte şimdiye kadar bu sürecin atlanılmasına istinaden yeni katılanlara kısa bir bilgilendirme e-postası atılmaktadır:
Merhaba XY, Drive erişimi konusunda bir sıkıntı olup olmadığını teyit amacıyla yazıyorum. https://drive.google.com/open?id=0B0cHD0tLhlfMd09sek9kOHNXZTA bağlantısına tıklayarak doğrudan arşive erişebiliyor olman gerekiyor. Arşiv klasörünün tamamında görüntüleme yetkin, çalıştığın birim klasöründe ise değiştirme yetkin olmalı. Bu bilgiyi paylaştığında o izni de tamamlayabiliriz. Drive'la ilgili henüz pek bilginiz yoksa, lütfen eşlikçinize veya bana danışmaktan çekinmeyin. (E-posta adresi google uzantılı olmayan hesaplar bazen erişimde sıkıntı yaşıyor, bazen yaşamıyor, böyle bir durum söz konusu olursa yaz lütfen.) Arşiv klasörünü kendi Drive anasayfanda göremiyorsan ve görmek istiyorsan, Kadıköy Kooperatifi Arşivi klasöründeyken, klasör adının yazdığı üst satırda "Drive'ıma ekle" seçeneğini bulup seçebilirsin. Selamlar, Belge Takibi ve Arşivleme Birimi
Dikkat edilecek hususlar: Toplantıya bir kere katılan ancak sonrasında çalışmaya devam etmeyen arkadaşlar olduğu için Arşivle İlgili Bilgilendirme e-postasını yollamadan önce yeni arkadaşların katılım durumunun gözlemlenmesi ve çalışmaya aslında dahil olamamış kişilerle arşiv bilgisinin paylaşılmaması önemlidir.
Arşivin Harici Diskte Yedeklenmesi
Arşive erişimde sıkıntı yaşanması, sunuculara ulaşılamaması veya karşılaşabileceğimiz sorunlar karşısında elimizde en güncel haliyle arşivin bulunabilmesi adına düzenli olarak yedek alınması gerekmektedir.
Etkinlik Klasörleri Oluşturulması, Düzenlenmesi ve Takip Edilmesi
Dönemsel ve geçici çalışmalar için gereken dizinlerin oluşturulması ve sorumlu kişilere değişiklik yapma yetkisinin verilmesi.
Belge Yönetimi ve Düzen Kontrolü
Belgenin arşivlenmesi sırasında mevcut isimlendirmeye sadık kalındığı ve doğru klasörde arşivlendiği teyit edilir. Güncelliğini yitirdiği düşünülen belgeler var ise (SSS veya birim iş tanımları gib) içerik olarak güncellenme ihtiyacının olup olmadığının teyit edilmesi ve ilgili birimlere/mutfağa konuyla ilgili bilgi verilir.
Artık başvurulmayan ve eski bir belge söz konusu ise aynı klasör içerisinde oluşturulacak Arşiv (Aktif Olmayanlar) klasöründe arşivlenir.